مدیریت ورود و خروج کارکنان، از مهمترین دغدغه های مدیران و صاحبان کسب و کارها است. برای مدیریت حضور و غیاب پرسنل، دسترسی به اطلاعات ورود و خروج (تردد) آنان امری ضروری است. برای دسترسی به اطلاعات تردد در سیستم حضور و غیاب چه مراحلی را باید طی کرد؟ در این مقاله روند عملکرد سیستم حضور و غیاب را به طور خلاصه بررسی خواهیم کرد.
مرحله 1 : تعریف مشخصات کارکنان
اولین مرحله جهت استفاده از سیستم حضور و غیاب، تعریف مشخصات پرسنل در نرم‌افزار و تعریف الگوی اولیه (الگوی چهره، عنبیه، اثر انگشت، الگوی کف دست) برای شناسایی پرسنل بر روی دستگاه حضور غیاب است.
این کار برای یک بار صورت می‌گیرد، مگر اینکه بخواهیم پرسنل جدیدی را تعریف کنیم و یا مشخصات شخصی را ویرایش نمائیم.
مرحله 2 : ثبت تردد کارکنان بر روی دستگاه حضور و غیاب
کارکنان باید ورود و خروج خود را توسط ابزارهایی همچون کارت، اثر انگشت، مشخصات چهره و ... بر روی دستگاه حضور و غیاب ثبت کنند. هر شخصی در هر روز کاری باید ورود و خروج خود را از طریق دستگاه حضور و غیاب اعلام نماید. این اطلاعات بر روی حافظه دستگاه ذخیره می گردد.
مرحله 3 : انتقال اطلاعات تردد از دستگاه به نرم افزار حضور و غیاب
داده های ذخیره شده (اطلاعات ورود و خروج) بر روی دستگاه حضور و غیاب به روش‌های گوناگون به کامپیوتر (نرم افزار حضور و غیاب) انتقال می یابد. مهمترین راههای ارتباطی بین دستگاه و کامپیوتر پورتهای شبکه ، Rs232 و Usb هستند. نحوه انتقال اطلاعات بصورت آنلاین (در لحظه ) ، زمان بندی شده و یا توسط کاربر بوسیله فلش یا نرم افزار مربوطه انجام می پذیرد.
مرحله 4 : ویرایش و پردازش اطلاعات
اطلاعات تخلیه شده ، داده هایی خام هستند که اکثراً نیاز به ویرایش و اعمال تغییرات (حذف تردد های تکراری، ثبت ترددهای فراموش شده، ثبت مأموریتها و مرخصی های روزانه، اعمال تنظیمات و ضرایب خاص و محاسبه نهایی) دارند. اصلاحات ،پردازش و محاسبات توسط نرم افزار حضور و غیاب انجام می گیرد.
مرحله 5 : دسترسی به اطلاعات نهایی و اعمال مدیریت
مرحله نهایی در دسترسی به اطلاعات تردد کارکنان، تهیه گزارشات مورد نیاز از طریق نرم افزار، مشاهده عملکرد حضور و غیاب کارکنان و انجام اقدام لازم از طرف مدیریت می باشد. استفاده از گزارشات نهایی راهگشای مدیران و صاحبان مشاغل در مدیریت بهینه نیروی انسانی و پیشبرد اهداف سازمان خواهد بود.
علاوه بر گزارشات ارائه شده، خروجی اطلاعات نهایی می‌تواند در سیستم‌های دیگر از جمله حقوق و دستمزد به کار آید.
