7 نکته مهم در خرید دستگاه حضور و غیاب کارگاهی
مدیریت تردد کارکنان، یکی از چالش‌های مهم در کسب و کارهای مختلف است و بهترین ابزار برای مدیریت تردد، سیستم حضور و غیاب است.
امروزه سیستم‌های حضور و غیاب بخشی جدایی ناپذیر از کسب و کارها شده اند. اما به علت تفاوت ماهیت و سبک کاری در مشاغل مختلف، هر صنفی به یک نوع سیستم حضور و غیاب نیاز خواهد داشت.
در یکی از مقالات گذشته راجع به سیستم حضور و غیاب بیمارستانی و ویژگی‌های آن صحبت کردم.
در این پست می‌خوام راجع به معیارهای مهم برای خرید سیستم حضور و غیاب مناسب محیط‌های کارگاهی و کارخانجات صحبت کنم. پیشنهاد می‌کنم تا انتها با من همراه باشید.
محیط کارگاهی یا کارخانه ، محیطی است که در آن دستگاه‌ها و تجهیزات صنعتی مستقر است و در آن کارهای تولیدی و صنعتی صورت می‌گیرد.
به نظر شما یک سیستم حضور و غیاب مناسب مشاغل صنعتی و محیط‌های کارگاهی، چه ویژگی‌هایی باید داشته باشد ؟
برای اینکه حوصله‌تان سر نرود، معیارهای انتخاب یک سیستم حضور و غیاب مناسب برای محیط کارگاهی را به صورت خلاصه بیان می‌کنم.
1 تعداد پرسنل (نیروی انسانی)
یک کسب و کار تولیدی و صنعتی می‌تواند شامل یک محیط کارگاهی کوچک با تعداد پرسنلی کمتر از انگشتان یک دست باشد و یا می‌تواند به وسعت چندین کارگاه و سوله بزرگ و تعداد پرسنل چند هزار نفری باشد.
بالطبع کارگاه‌های کوچک را می‌توان با یک دستگاه حضور و غیاب با ظرفیت حافظه کمتر و یک نرم‌افزار حضور و غیاب رایگان مدیریت کرد.
اما در کارگاه‌ها و کارخانجات بزرگ با تعداد پرسنل زیاد ؛
- به تعداد بیشتر از یک دستگاه حضور و غیاب نیاز دارند. (معمولاً برای هر 200 نفر در یک شیفت کاری، حداقل به یک دستگاه حضور و غیاب نیاز است.)
- شاید یک کارگاه تولیدی چندین ورودی و خروجی مختلف داشته باشد، مانند درب ورود و خروج کارکنان، ورود و خروجی پارکینگ ، درب ورود و خروج کالا و ... . بنابراین نیاز است به تعداد هریک از درب‌ها حداقل از یک دستگاه حضور و غیاب استفاده گردد.
- ظرفیت و سرعت پردازش و شناسایی دستگاه حضور و غیاب باید با تعداد پرسنل تناسب داشته باشد و توانایی پشتیبانی نفرات زیاد را داشته باشد.
- معمولاً در تعداد زیاد پرسنل، نرم‌افزار حضور و غیاب رایگان (پایه) جوابگو نخواهد بود، بنابراین نیاز است یک نرم‌افزار پیشرفته تر (نرم‌افزار ویندوزی پیشرفته و یا نرم‌افزار حضور و غیاب وب) خریداری نمایید.
- به علت اینکه کنترل دقیق نحوه ثبت تردد در تعداد زیاد پرسنل، کمی سخت است، پیشنهاد می‌شود برای جلوگیری از سوء استفاده در ثبت تردد ( ثبت تردد با کارت دیگران) از گزینه کارت در این موارد استفاده نکنید.
2 بستر مناسب جهت استقرار سیستم حضور و غیاب
خلاصه میگم ؛
اول اینکه سیستم یا سیستم‌های کامپیوتری شما باید مشخصات سخت‌افزاری و نرم‌افزای مناسب، جهت نصب نرم‌افزار حضور و غیاب را داشته باشند.
دوم اینکه دستگاه حضور و غیاب معمولاً در محل ورودی و انتظامات کارخانه نصب می‌شود. نرم‌افزار حضور و غیاب هم بر روی کامپیوتر کارگزینی یا اداری استقرار می‌یابد.
توجه نمائید که باید بستر ارتباطی مناسب جهت برقراری ارتباط بین دستگاه و نرم‌افزار را داشته باشید. مشخص کنید که از چه طریقی می‌خواهید اطلاعات دستگاه حضور و غیاب را بخوانید.
معمولاً به علت بعد مسافت، در این موارد از بستر شبکه یا حافظه فلش جهت تبادل اطلاعات استفاده می‌شود.
3 ماهیت کار (محیط کار)
به علت ماهیت کار محیط‌های کارگاهی و صنعتی (وجود گرد و غبار و انواع آلاینده‌ها)، باید دستگاه حضورغیابی تهیه کنید که دارای مقاومت خوبی در برابر نفوذ انواع آلاینده‌ها و رطوبت به داخل دستگاه باشد. از این رو دارا بودن استاندارد IP67 و بالاتر توصیه می‌شود. در ضمن باید بدنه دستگاه نیز ظریف و شکننده نباشد و استحکام و مقاومت خوبی در برابر ضربات احتمالی (استاندارد IK) داشته باشد.
از طرف دیگر در کارخانجات و محیط‌های تولیدی و صنعتی، بسیاری از کارها به صورت فیزیکی صورت می‌گیرد و دست در این کارها دخیل است. کارکنان این کسب و کارها معمولاً با انواع ابزار‌آلات و مواد روغنی و .... سر و کار دارند و معمولاً اثر انگشتی مناسبی ندارند. گزینه تشخیص چهره شاید گزینه مناسب تری در این مورد باشد.
البته در حال حاضر بیشتر دستگاههای حضور و غیاب به صورت ترکیبی از چند تکنولوژی هستند و معمولاً اثر انگشت با چهره یا موارد بیشتر را در کنار هم دارند. بنابراین می‌توان تنظیمات و تعاریف لازم را جهت استفاده هر یک از کارکنان از این تکنولوژی‌ها بنابر نیاز انجام داد.
4 تنوع شیفت کاری
اگر کارگاه تولیدی-صنعتی کوچک با تعداد پرسنل محدود دارید که فقط در یک شیفت کار می‌کنند. احتمالاً نرم‌افزار حضور و غیاب رایگان جوابگوی کار شما خواهد بود.
اما در کارخانه‌های بزرگ معمولاً از شیفت‌های متنوع (اداری ، چرخشی ، آزاد و ...) استفاده می‌شود. بنابراین در این صورت باید نرم‌افزار حضور و غیاب ، توانایی پشتیبانی از شیفت‌های کاری متنوع را داشته باشد.
5 ارتباط با سیستم های نرم‌افزاری دیگر
کارگاه‌ها و کارخانجات معمولاً از اتوماسیون های مختلف مانند سیستم های پرسنلی، مالی و ... استفاده می‌کنند. . نرم افزار حضور غیاب باید توانایی برقراری با سیستم پرسنلی (در صورت استفاده) و نرم‌افزار حقوق و دستمزد و نرم‌افراهای دیگر را داشته باشد.
6 محل نصب دستگاه
یکی از فاکتور‌های مهم در مورد دستگاههای حضور غیاب کارگاهی، محل نصب آن‌ها است.
در بیشتر کارخانه‌ها، دستگاه حضورغیاب در محل ورودی شرکت یا اتاق انتظامات، نصب می‌کنند. در بعضی کارخانه‌ها، دستگاه در رختکن استقرار می‌یابد. در بعضی موارد هم دستگاه را در سالن تولید نصب می‌کنند. این موارد به سیاست‌های کارخانه بستگی دارد.
برای نصب در محل ورودی، موارد زیر را در نظر داشته باشید:
توصیه می‌شود از نصب دستگاه در فضای آزاد خودداری کنید و سعی کنید آن را در یک اتاق نصب نمائید. البته معمولاً دستگاه حضور غیاب را در اتاق‌های نگهبانی و یا راه‌روهای ورود و خروج نصب می‌کنند.
اگر از دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره استفاده می‌کنید، از تابش مستقیم نور خورشید بر روی دوربین تشخیص چهره جلوگیری کنید.
اگر دستگاه تشخیص چهره را در محلی نصب می‌کنید که کارکنان تردد زیادی دارند، ممکن است ناخواسته، دستگاه حضور و غیاب برخی از رفت و آمدها را ثبت کند که بعداً باعث ایجاد مشکلاتی خواهد شد. بنابراین دستگاه را در محلی نصب کنید که از این موارد در امان باشد.
7 قابلیت‌های جانبی
وجود باتری بر روی دستگاه حضور و غیاب در هر کسب و کاری به کار می‌آید. باتری در مواقع قطع برق می‌تواند دستگاه را روشن نگه دارد.
در برخی از کارخانجات از گیت کنترل تردد جهت کنترل دقیق ورود و خروج‌ها استفاده می‌شود. اگر از گیت تردد در کارگاه و کارخانه خود استفاده می‌کنید، توجه داشته باشید که دستگاه حضورغیاب شما باید امکان خروجی رله برای سیستم اکسس کنترل را داشته باشد.
