نرم افزار حضور و غیاب یکی از ارکان اصلی در اتوماسیون ثبت تردد است. در حال حاضر نرم افزارهای متنوعی از طرف شرکتهای مختلف ارائه می شوند. بر خلاف دستگاههای حضور غیاب که وارداتی هستند، نرم افزارهای حضور غیاب توسط متخصصین داخلی طراحی و ارائه می شوند.
سیستم‌های حضور و غیاب نقش مهمی در مدیریت عملکرد کارکنان ایفا می‌کنند. دیگر زمان ثبت دستی و مدیریت سنتی ورود و خروج پرسنل منسوخ شده است.
یک سیستم حضور و غیاب دیجیتال ترددها را به صورت اتوماتیک ثبت و ذخیره سازی کرده و پردازش های لازم را بر روی آن انجام می‌دهد. اطلاعات ثبت شده، به صورت مستند دربانک اطلاعاتی نرم افزار نگهداری شده و در هر زمانی در دسترس خواهد بود. نرم افزار حضور غیاب با ارائه اطلاعات پردازش شده به صورت گزارشهای متنوع، نقش مهمی در ارزیابی عملکرد کارکنان دارد.
بنابراین سیستم حضور غیاب راهکاری است برای ثبت و ذخیره سازی زمان ورود و خروج، محاسبه کارکرد و ارائه گزارشهای آماری متنوع جهت مدیریت بهتر بر عملکرد کارکنان.
وقتی صحبت از سیستم حضور و غیاب به میان می‌آید، ذهن بیشتر افراد به سمت دستگاه حضور و غیاب می‌رود و خبری از نرم افزار نیست. کاربران و خریداران سیستم های حضور و غیاب، موقع خرید بیشتر مشخصات سخت افزاری دستگاه را پیگیر هستند و برخی اصلاً توجهی به نرم افزار ندارند و یا اهمیت چندانی به آن نمی دهند.
به جمله زیر توجه نمایید:
" این دستگاه اطلاعاتی مانند ساعت ورود و خروج، تأخیر و غیبت، ساعات اضافه کاری و تعداد روزهای مرخصی را در حافظه خود ثبت و نگهداری می‌کند. "
این نوشته مربوطه به یکی از شرکت های حضور و غیاب است که در تعریف و تبلیغ دستگاه حضور و غیاب به کار برده است. من هرچه فکر کردم، متوجه نشدم که دستگاه حضورغیاب چگونه می‌تواند اطلاعاتی مانند غیبت یا مرخصی را در حافظه خود ذخیره کند؟!
حتی اگر منظور نویسنده از کلمه دستگاه، سیستم (دستگاه و نرم افزار) باشد، اما ذهن خواننده از مشاهده آن به سمت نرم افزار خطور نمی‌کند.
تعریف نرم افزار حضور و غیاب
یک سیستم حضور و غیاب از دو بخش اصلی تشکیل شده است
- دستگاه حضور و غیاب
- نرم‌افزار حضور و غیاب
( اپلیکیشن‌ها و نرم افزار حضور و غیاب آنلاین از این قاعده مستثنی هستند و بدون نیاز به دستگاه حضور غیاب کار می کنند)
توجه داشته باشید که دستگاه حضور و غیاب سوپرمن و آچار فرانسه نیست و تنها وظیفه آن ثبت تردد ( ورود و خروج ) کارکنان است و بس! کاری بیشتر از این از دستش بر نمی آید. بقیه کارها بر عهده نرم افزار حضور غیاب است.
به نظر من اهمیت یک نرم افزار حضور غیاب خوب از دستگاه حضور و غیاب بیشتر است. برای درک بیشتر اهمیت نرم افزار حضور و غیاب، کافی است به این نکته توجه داشته باشید که سیستم های حضور و غیاب به سمت نرم افزارها و اپلیکیشن‌های بدون نیاز به دستگاه حضور و غیاب پیش می روند.
خب ! برویم سر وقت تعریف نرم افزار حضور غیاب !
به زبان ساده، نرم افزار حضور و غیاب برنامه ای است که اطلاعات ورود و خروج کارکنان را از دستگاه حضور و غیاب یا هر وسیله دیگری (مانند گوشی هوشمند) دریافت می کند و پس از انجام اصلاحات و پردازشهای لازم، آن را به انواع گزارش قابل استفاده برای مدیران تبدیل می‌کند.
اهمیت نرم افزار حضور و غیاب
ارزش و اهمیت نرم‌افزار حضور غیاب اگر بیشتر از دستگاه حضور و غیاب نباشد، کمتر نیست. امروزه نرم‌افزارها جزئی جدایی ناپذیر از سیستم‌های اتوماسیون اداری هستند و با استفاده از آنها، دیگر شاهد خطاهای زیاد، تقلب و محاسبات غلط رایج در ثبت تردد دستی نخواهیم بود.
وظیفه دستگاه حضور و غیاب ثبت ساعات کاری (ورود و خروج ) کارکنان است. در مقابل وظیفه پردازش و محاسبات بر روی اطلاعات ورود و خروج، ارائه گزارش و همچنین برقراری ارتباط با دیگر نرم افزار ها از جمله نرم افزار حقوق و دستمزد، نرم افزار پرسنلی و ... بر عهده نرم افزار حضورغیاب است.
ترددهای ثبت شده در ، در نهایت به نرم‌افزار انتقال یافته و پس از پردازش و اصلاحات لازم، گزارش گیری انجام می گیرد. در نرم‌افزار حضورغیاب با استفاده از امکاناتی نظیر ثبت مشخصات، گروه بندی پرسنل، تعریف شیفت، انجام تنظیمات مورد نیاز، ثبت ماموریت و مرخصی، اصلاح ترددها و گزارش گیری، می توان مدیریت کاملی بر ورود و خروج کارکنان و ارزیابی عملکرد آنان داشت.
برای محاسبه حقوق و دستمزد می توان اطلاعات و داده های موجود در دستگاه حضور غیاب را بدون دخالت نرم افزار حضور و غیاب به نرم افزار حقوق و دستمزد انتقال داد، اما همانطور که می‌دانید این اطلاعات خام است و شاید نیاز به ویرایش داشته باشد. مثلاً‌ً ممکن است فردی برای ورود در یک زمان به اشتباه دو تردد ثبت کند، یا شخصی ثبت تردد خود را فراموش نماید و یا موفق به ثبت ورود یا خروج نگردد. از طرف دیگر اطلاعاتی همچون مأموریت و مرخصی روزانه در دستگاه حضورغیاب ثبت نمی‌شود. لذا استفاده از ابزاری جهت انجام این اصلاحات امری بدیهی به نظر می رسد. این ابزار همان نرم افزار حضور غیاب است.
نرم افزار حضور غیاب شامل چه قسمتهایی است؟
1 اطلاعات پایه و اولیه
در این بخش اطلاعات اولیه‌ای مانند مشخصات شرکت، انواع استخدام‌ها، اطلاعات و مشخصات پرسنلی، شیفتهای کاری، حداقل و حداکثر اضافه کاری و تعطیل کاری، تقویم و روزهای تعطیل و ... تعریف می‌شود.
2 ویرایش ها و محاسبات
جهت حذف، ثبت و ویرایش ترددها، ثبت مأموریت و مرخصی‌ها و انجام محاسبات از این بخش استفاده می گردد.
3 تهیه خروجی و گزارش گیری
تهیه فایل خروجی برای سیستم حقوق و دستمزد و تهیه گزارشهای متنوع کارکرد فردی، گروهی، روزانه، هفتگی و ماهانه، گزارش مأموریت، مرخصی، غیبت و ... در این بخش انجام می شود در ویدئوی زیر یک نمونه گزارش گیری در یکی از نرم افزارهای حضور و غیاب را مشاهده می کنید.
اکثر شرکتهای فروشنده سیستم های حضور و غیاب، در کنار دستگاه، یک نرم افزار حضورغیاب پایه به صورت رایگان ارائه می دهند. این نرم افزار رایگان معمولاًً جوابگوی کسب و کارهای کوچک با کمتر از 100 پرسنل خواهد بود. امّا اگر سازمان شما گسترده بوده و نیازها و چهارچوب‌های کاری متنوعی دارد، در اینصورت نیاز به یک نرم افزار پیشرفته تر خواهید داشت که باید برای داشتن آن هزینه‌ای متقبل شوید.
خوشبختانه نرم افزارهای ویندوزی و تحت وب بسیار خوبی توسط برنامه نویسان حرفه‌ای داخلی نوشته شده است و تمامی نیازهای هر کسب و کاری توسط این نرم‌افزارها برآورده می شود. فقط کافی است بر اساس نیازهای سازمان خود، انتخاب مناسبی داشته باشید.
انواع نرم افزار حضور و غیاب
در یک تقسیم بندی ، نرم‌افزار های حضور و غیاب به دو گروه تک کاربره و چند کاربره تقسیم می‌شوند.
نرم‌افزار حضور غیاب تک کاربره فقط بر روی یک کامپیوتر نصب می‌شود و بیشتر برای کسب و کارهای کوچک مناسب است. این نرم‌افزار اکثراً از یک بانک اطلاعاتی سبک مانند Access ، Mysql و یا Sql server ورژن پایین استفاده می کند که مدیریت آن هم سهل و آسان است.
نرم افزارهای چند کاربره بر روی دو یا چند کامپیوتر با مرکزیت یک کامپیوتر (سرور) نصب می‌شوند. بانک اطلاعاتی آن معمولاً Sql Server است که بر روی کامپیوتر سرور نصب و نگهداری می‌شود. در نرم‌افزارهای چند کاربره، نرم افزار باید بر روی کامپیوتر کاربران هم نصب گردد. هر کاربر بر روی کامپیوتر خود و از طریق شبکه به سرور متصل شده و بنابر مجوز دسترسی تعریف شده، می تواند به بخش‌های مشخص و مرتبط با خود دسترسی داشته باشد. نرم‌افزار افزار چند کاربره معمولاً در شرکتهای بزرگ مورد استفاده قرار می‌گیرد.
در تقسیم بندی دیگر، نرم‌افزارهای حضور و غیاب به سه دسته نرم‌افزار های ویندوزی و نرم‌افزار های تحت وب و اپلیکیشن‌های موبایلی تقسیم می‌شوند.
نرم‌افزار افزار ویندوزی به صورت تک کاربره یا چند کاربره، بر روی تک تک سیستم‌های مورد استفاده نصب می‌شود و قابلیت استفاده در بستر شبکه محلی یک شرکت را داراست. ممکن است این شبکه کمی گسترده‌تر بوده و شامل چندین شرکت یا چند مکان از یک شرکت در نقاط مختلف باشد که با هم در ارتباط هستند.
نرم‌افزار حضور و غیاب تحت وب گستردگی بسیار بیشتری دارد. در نرم‌افزار افزار تحت وب نیازی به نصب نرم‌افزار بر روی کامپیوتر کاربران نیست. نسخه اصلی نرم‌افزار حضورغیاب وب بر روی کامپیوتر سرور با مشخصات سخت افزاری مناسب نصب می‌شود و کاربران در هر نقطه از دنیا با استفاده از یک مرورگر وب مانند گوگل کروم، موزیلا و ... می‌توانند طبق مجوزهای تعریف شده، به منو های حضور و غیاب دسترسی داشته باشند.
در نرم‌افزار حضور و غیاب ویندوزی، با به روز رسانی نرم‌افزار افزار در سرور، کامپیوتر های دیگر نیز باید به روز رسانی شوند، اما در نرم‌افزار حضور غیاب تحت وب با به روز رسانی سرور، تمامی امکانات آپدیت شده، برای تمامی کاربران در تمامی نقاط قابل دسترس خواهد بود.
از نرم‌افزار افزار حضور غیاب ویندوزی می توان به صورت تک کاربره و چند کاربره در شرکتهای کوچک و بزرگ استفاده کرد، اما استفاده از نرم‌افزار حضور و غیاب تحت وب، با توجه به گستردگی و امکان استفاده کاربران متعدد از آن، فقط در شرکتها و سازمانهای بزرگ صرفه اقتصادی دارد.
در اکثر موارد نرم‌افزار حضورغیاب و بانک اطلاعاتی آن بر روی کامپیوتر شرکت نگهداری می‌شود، اما در مواردی می توان از فضای موجود در بستر اینترنت، برای نصب و نگهداری نرم‌افزار حضور و غیاب و اطلاعات آن استفاده نمود که به آن حضور و غیاب ابری (Cloud-based) می‌گویند.
انواع شیفت کاری در حضور و غیاب
یکی از چالش‌های صاحبان کسب و کارها، مدیریت و نظارت بر ساعت های ورود و خروج و مدت زمان کارکرد پرسنل است. با تعریف و اعمال شیفت کاری می‌توان به ورود و خروج‌ها و مدت زمان کار پرسنل نظم بخشید.
تعریف شیفت کاری، تابع سیاست‌های یک سازمان است. بنابراین شاهد هستیم که در کسب و کارهای مختلف، ساعت‌های کاری متفاوتی وجود دارد.
شیفت کاری چیست؟
شیفت کاری، یک الگوی زمانی مشخص برای حضور کارکنان در محل کار است.
تعریف شیفت مستلزم معین کردن حداقل دو زمان شروع کار (ورود) و پایان کار (خروج) است. پرسنل موظفند در این بازه زمانی در محل کار خود حضور داشته باشند. مهمترین شیفتهای حضور و غیاب عبارتند از :
- شیفت ثابت
- شیفت آزاد شناور
- شیفت آزاد ساعتی
- شیفت گردشی یا چرخشی
- شیفت نامنظم
اطلاعات بیشتر راجع به شیفت کاری را می توانید در پست انواع شیفت حضور و غیاب ببینید.
لزوم آپدیت نرم افزار حضور و غیاب
ممکن است نسخه اولیه نرم‌افزار حضور و غیاب ارائه شده به مشتری، دارای ایراداتی (باگ یا خطاها) باشد. ممکن است شما از این باگ‌ها و خطاها آگاهی داشته باشید و شاید توسط کاربران و مشتریان به شما اطلاع داده شود. وجود باگ و خطال ممکن است به بانک اطلاعاتی نرم‌افزار حضور و غیاب آسیب رسانده و اطلاعات حضور غیاب مشتریان را حذف کند.
علاوه بر این ممکن است کاربران و مشتریان سیستم حضور و غیاب نیاز به اصلاح و یا اضافه نمودن امکانات جدید به نرم‌افزار داشته باشند.
انجام اصلاحات نرم‌افزار حضور غیاب و به روز رسانی آن، علاوه بر ارتقاء کیفیت نرم‌افزار، رضایت بیشتر مشتریان را نیز به دنبال خواهد داشت.
آپدیت‌های امنیتی و رفع خطا معمولاً به صورت رایگان در اختیار مشتریان قرار می‌گیرد.
به روز رسانی‌های مورد نیاز مشتریان هم بنابر سیاست‌های شرکت و طبق قرارداد پشتیبانی در اختیار کاربران و مشتریان قرار می‌گیرد.
شما از کدوم نرم افزار حضور و غیاب استفاده می‌کنید؟
آیا از سیستم حضور و غیاب خود راضی هستید ؟