پس از خرید دستگاه حضور و غیاب، نوبت به نصب و راه‌اندازی آن می‌رسد. معمولاً نصب و راه‌اندازی دستگاه حضور غیاب در محل مشتری و به صورت رایگان انجام می‌گیرد.

برای نصب دستگاه حضور و غیاب باید یک سری نکات ساده امّا مهم،‌ مورد توجه قرار گیرد. بسیار پیش آمده است که به علت اهمال‌کاری خریدار و یا حتی فروشنده (مسئول نصب دستگاه)، پس از گذشت چند روز از نصب،‌ سیستم حضور و غیاب عملیاتی نشده و جلسه نصب و آموزش،‌ مجدداً برقرار گردیده است.

 

کار نصب و راه اندازی و آموزش سیستم حضور و غیاب،‌ امری مهم و حساس است. علاوه بر اهمیت نصب فیزیکی دستگاه، بحث انتقال دانش کار با دستگاه و نرم افزار حضور غیاب نیز بسیار مهم است. 

 

طی چند سالی که در بخش پشتیبانی یکی از شرکت‌های حضور و غیاب اشتغال داشتم. مواقعی که وظیفه نصب و آموزش به من محول می‌شد، نهایت تلاشم را به کار می‌بردم تا دانش کار با سیستم حضور و غیاب را به نحو احسن به کاربر/کاربران مربوطه انتقال دهم. چون اعتقاد داشتم که :

 

اولاً

 داشتن بهترین سیستم حضور و غیاب، بدون آشنایی کامل با آن و عدم دانش کافی برای کار با آن، عملاً کارایی چندانی برای کسب و کار ما نخواهد داشت.

 

دوماً

سستی و کم کاری در نصب و راه اندازی اصولی سیستم حضور و غیاب و عدم ارائه آموزش‌‌های لازم، در واقع به اعتبار من و کسب و کارم، لطمه خواهد زد.

 

جلسه آموزش سیستم حضور و غیاب را سرسری نگیرید و به آن توجه ویژه‌ای داشته باشید. چرا که شما باید از این پس با سیستم حضور و غیاب نصب شده، کار کنید و محاسبات کارکرد پرسنل را توسط این سیستم انجام دهید.

 

** به علت نقش مهم سیستم حضور و غیاب در سازمان شما، باید در فراگیری نحوه عملکرد آن نهایت دقت و تلاش را داشته باشید. **

 

نصب و راه اندازی سیستم حضور و غیاب،‌ نیاز به یک سری الزامات و پیش‌نیاز‌ها دارد. برخی از این الزامات توسط شرکت فروشنده انجام می‌‌شود و بعضی دیگر برعهده خریدار می‌باشد.

 

 

 مواردی‌ که بر عهده شرکت فروشنده می‌باشد:

 

1

بررسی پیش‌نیاز‌های نصب دستگاه حضور و غیاب در محل مشتری و اعلام آن به خریدار

 

2

تعیین زمان مناسب جهت نصب و آموزش و اعلام آن به خریدار

 

3

اعزام نیروی زبده و متخصص جهت نصب و آموزش دستگاه حضور و غیاب

 

 یک تکنسین/کارشناس نصب باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد؟ 

1  تسلط کامل بر نحوه عملکرد سیستم حضور و غیاب (دستگاه‌ و نرم‌افزار‌های مربوطه) 

2  دارا بودن فن بیان خوب و توانایی ارائه و انتقال آموزش‌های لازم به کاربر  

3  آشنایی با ویندوز، نرم افزارهای کاربردی، شبکه و تنظیمات آن و توانایی حل مشکلات ناخواسته کامپیوتر (  البته منظورم انجام تعمیرات یا نصب ویندوز نیست. زیرا مواردی از این قبیل در حیطه وظایف و تعهدات شرکت فروشنده نیست.) 

4  همراه داشتن کیف ابزار کامل (دلر،‌ پیچ و رولپلاک، انواع پیچ گوشتی، سیم چین، کاتر،‌ انبردست و ...)

  

یک توصیه تکنسین/کارشناس نصب

بهتر است است یکی کپی اضافی از نرم افزارهای مرتبط با راه‌اندازی و آموزش را همراه داشته باشید. قطعاً‌ برخی مواقع به کارتان خواهد آمد.

بسیار پیش آمده است که به علت مشکل در سورس نرم‌افزارها (مشکل DVD یا فلش محتوی نرم افزارهای مور نیاز)، جلسه نصب و آموزش لغو شده و یا به تعویق افتاده است. 

 

خریدار باید چند روز پیش از جلسه نصب و آموزش، پیش‌نیازها و الزاماتی را که از طرف شرکت فروشنده اعلام شده است، مهیا نماید. این الزامات اکثراً‌ شامل موارد زیر می‌شود. 

 

  • محل نصب دستگاه حضور و غیاب حتی الامکان در یک محیط سربسته (Indoor) باشد.  

  • محل نصب دستگاه از تابش مستقیم نور خورشید، بارش باران و میدان مغناطیسی قوی در امان باشد.  

  • در فاصله کمتر از 0.5 متری محل نصب، پریز برق موجود باشد و ترجیحاً دستگاه با کابل برق خود مستقیم به پریز متصل شود. در ضمن اگر پریز برق متصل به Ups باشد،‌ بهتر است.  

  • از اتصال کابل برق دستگاه حضور و غیاب به سه راهی که وسایل برقی دیگر به آن متصل هستند خودداری کنید. ممکن است نوسانات برقی حاصل از این وسایل به دستگاه حضور و غیاب آسیب وارد نماید.  

  • پورت‌های ارتباطی کامپیوتر با دستگاه حضور و غیاب را چک کنید. پورت ارتباطی که می‌خواهید با دستگاه حضور و غیاب ارتباط برقرار کنید، باید روی کامپیوتر موجود باشد.  مهمترین پورتهای ارتباطی :  Rs232، Lan ،  Usb  

  • چک کنید که سیستم عامل(ویندوز) موجود بر روی کامپیوتر با نرم افزار حضور و غیاب مورد نظر سازگار باشد و مشکلی (ویروسی بودن ، کند بودن ، قدیمی بودن ویندوز و ...) نداشته باشد.  

  • درگاه‌های ورود و خروجی مهم کامپیوتر از جمله DVDROM و Usb Port را چک کنید که حتما سالم باشند.  

  • مشخصات سخت افزاری کامپیوتر از جمله  Cpu، Ram و Hard disk باید سرعت، ظرفیت و سازگاری لازم جهت نصب و اجرای نرم افزار حضور و غیاب را داشته باشد.  

  • جهت ارائه آموزش محیط ساکت و آرام را در نظر بگیرید تا آموزش دهنده و آموزش بیننده تمرکز لازم را داشته باشند.  

  • در صورت امکان برای آموزش دستگاه و نرم افزار حضور و غیاب، بیشتر از یک نفر از کارکنان را معرفی کنید.  بهتر است افراد مورد نظر، مرتبط با سیستم حضور و غیاب (از پرسنل قسمت اداری، مالی، رایانه  و یا قسمتهای مرتبط) و مورد تأیید مدیریت مربوطه باشند. 

 

 چه آموزش‌هایی باید به کاربر ارائه شود؟ 

1. روشن و خاموش کردن دستگاه حضور و غیاب 

2. توضیحات کامل مشخصات دستگاه (ظرفیت تعریف کاربر، ظرفیت ثبت تردد، صفحه کلید،‌ عملکرد  باتری، پورت‌های ارتباطی و ...) 

3. معرفی کاربر ( تعریف اثر انگشت / چهره / کف دست / عنبیه ) بر روی دستگاه حضور و غیاب 

4. ثبت تردد بر روی دستگاه حضور و غیاب از طریق اثر انگشت / چهره / کف دست / عنبیه (هر کدام از مواردی که  که بر روی دستگاه موجود باشد، آموزش داده می‌شود.) 

5. ثبت تردد با کارت 

6. برقراری ارتباط با دستگاه حضور و غیاب و تخلیه اطلاعات آن 

7.  کار با نرم‌افزارهای مربوطه 

8. بهتر است پس از پایان آموزش، کاربر مربوطه در حضور کارشناس آموزش، به صورت عملی با دستگاه حضور و غیاب و نرم‌افزارهای مربوطه کار کند. تا علاوه بر تست دستگاه، ابهامی جهت شروع کار  باقی نماند. 

 

نکات مهم در نصب دستگاه حضور و غیاب

(توصیه هایی به کارشناسان نصب و آموزش) 

 

·   دستگاه حضور و غیاب را در ارتفاع مناسبی از کف نصب کنید. ( افراد کوتاه قد و بلند قد شرکت را در  نظر بگیرید.) 

·   در نظر بگیرید که دستگاه حضور و غیاب با توجه به پروتکل ارتباطی مورد نظر باید در فاصله مناسبی از کامپیوتر نصب شود. (مخصوصا در پروتکل ارتباطی Rs232 و Usb) 

·   متعلقات دستگاه حضور غیاب را با توضیحات لازم به کاربر سیستم حضور و غیاب تحویل  دهید. 

·   در ارائه آموزش‌ها، هیچ عجله ای نداشته باشید و آموزش را با آرامش و به صورت کامل ارائه دهید. 

·        پس از اتمام آموزش ، بار دیگر نکات کلیدی آموزش را با افراد آموزش بیننده مرور کنید. 

·   حین یا پس از آموزش حتماً ارتباط عملی با دستگاه حضور و غیاب برقرار کنید تا مطمئن باشید که مشکلی وجود ندارد. 

·   نکات کلیدی مهم نصب و راه اندازی دستگاه را به یکی از پرسنل IT شرکت خریدار آموزش دهید. 

·    در روزهای پس از آموزش چند بار با کاربر مورد نظر تماس برقرار کنید تا مطمئن شوید که مشکلی از بابت کار با سیستم حضور وغیاب وجود ندارد. 

   ·     جهت پشتیبانی سیستم حضور و غیاب ، به سوألات و مشکلات کاربران سیستم با طمأنینه و آرامش پاسخ دهید.