6 اشتباه متداول مدیریت زمان که بر روی بهره‌وری در محیط کار تأثیر می‌گذارد.
یکی از چالش‌های پیش روی کارآفرین‌ها و صاحبان کسب و کارها، مسئله مدیریت زمان است. بسیاری از مدیران به علت حجم کاری بالا همیشه با معضل کمبود وقت مواجه هستند.
شاید شما هم به عنوان یک مدیر کسب و کار این مشکل را داشته باشید که همیشه در انتهای روز کاری خود با انبوهی از کارهای انباشته و انجام نشده مواجه می‌شوید.
اولین قدم برای تسخیر محدودیت‌های زمانی ، شناسایی عاداتی است که باعث اتلاف زمان می‌شوند و ما بدون اینکه متوجه باشیم، به صورت روزمره مرتکب آنها می‌شویم. شناسایی این عادات کمک خواهد کرد تا کمتر با معضل کمبود وقت مواجه شویم. با مدیریت صحیح این عادات ، قطعاً زمان بیشتری برای انجام کارهای اصلی خواهیم داشت و بهره‌وری و راندمان کاری‌مان افزایش چشم گیری خواهد داشت.
در ادامه به بررسی 6 مورد می‌پردازیم که به نوعی سارقان زمان و وقت ما هستند.
1
عدم مدیریت درست فناوری‌ها
پشت میز کار خود نشسته‌اید و بر روی یک موضوع مهم تمرکز کرده‌اید و عمیقاً مشغول بررسی آن هستید که صدای گوشی‌تان به صدا در می‌آید. یک پیام برای شما آمده است. همین موضع کافی است، تا زمانی را صرف بررسی آن پیام کنید. با بررسی پیام یا ایمیل شاید بخواهید به مکان‌های دیگر سرک بکشید، صفحات وب را کمی بالا و پائین بکنید.
به همین راحتی یک پیام کوتاه شما را از مسیر اصلی که بر روی آن تمرکز کرده بودید، منحرف می‌سازد. شاید اگر دوباره بخواهید بر روی موضع اصلی فوکوس کنید، باید زمان و انرژی بیشتری صرف کنید تا به مسیری که رفته بودید، برسید.
درست مانند کودکی که در وسط گفتگوی پدر و مادر خود با شیطنت و یا هر درخواست دیگری، موضوع صحبت آنها را مختل می‌کند ، حواس پرتی در محل کار نیز در نامناسب‌ترین اوقات اتفاق می‌افتد.
بسیاری از مدیران اقرار دارند که در طی یک روز، زمان زیادی را صرف بررسی ایمیل‌ها ، پیامک‌ها ، مرور شبکه‌های اجتماعی و صفحات وب می‌کنند.
با دریافت یک ایمیل ، پیام کوتاه و یا یک تماس بی‌مورد ، سر رشته کار از دست‌‌تان در رفته و زمان مفید کار از دست می‌رود. مشاهده یک خبر در اینستاگرام یا هر شبکه اجتماعی دیگر شاید سرآغاز یک سرگرمی و اتلاف وقت 1 یا 2 ساعته باشد و ممکن است ساعت‌ها شما را درگیر نگه دارد.
این حواس پرتی‌ها و وقفه ها باعث می‌شود شما 100 درصد توانایی خود را صرف انجام کار اصلی نکنید.
اگر خواهان بهره وری 100 درصدی هستید، باید مهارت کاهش محرک‌های مزاحم و حواس پرتی‌ها را بلد باشید و این وقفه‌ها را کاهش دهید. تمرکز روی کار اصلی، هنگام مواجه با محرک‌های مزاحم بهره‌وری شما را حداکثر می‌رساند.
فناوری‌ها و تکنولوژی‌ها خوبند. امّا عادت همراه بودن همیشگی با این فناوری‌ها را ترک کنید ، به اینترنت و شبکه‌های اجتماعی اعتیاد نداشته باشید. از تکنولوژی به نفع خود استفاده کنید ، نه برعکس.
هر روز یک زمان کوتاه (مثلاً 10 تا 15 دقیقه) برای بررسی پیام‌ها ، ایمیل‌ها و خبرهای دنیای مجازی اختصاص دهید کنید و در بقیه ساعات، توجهی به آن نداشته باشید. البته باید یاد بگیرید که پیام‌های مهم در طول روز را نادیده نگیرید و پاسخ آنها را بدهید.
2
شلوغ بودن یا "کار شلوغ" ! | آیا پرمشغله بودن واقعاً مفید است؟
بسیاری از افراد بسیار پر مشغله و پر کار هستند و واکنش آنها به این مشغله زیاد، عجله است. این عجله، استرس و فشار روانی را به دنبال خواهد داشت و باعث می‌شود، تمرکز در کارها پائین آمده و راندمان کاری کاهش یابد.
آیا واقعاً همه کارها مهم هستند؟
کارهای بی‌اهمیت اغلب بیشترین وقت را از روز شما می‌گیرند، امّا از نظر بازده هی کمترین سود را برای شما دارند.
پرکاری و مشغله زیاد به معنای مؤثر و کارآمد بودن نیست. بنابراین به جای تعجیل در انجام کارهای کم اهمیت، به فکر تکنیک‌هایی برای مدیریت بهتر زمان باشید.
اگر واقعاً می خواهید هدیه‌ای به خودتان تقدیم کنید، روی آن دسته از وظایف تمرکز کنید که واقعاً مهم هستند.
3
چند وظیفه ای (Multi Tasking)
تا به حال سعی کرده اید همزمان با غذا خوردن، حرف بزنید؟ و یا هنگام خارش سرتان، معده خود را نیز مالش دهید؟ شاید این مثل‌ها کمی خنده‌دار باشد، اما واقعاً انجام این کارها خیلی آسان نیست.
این دو کار ، وقتی جداگانه انجام شوند ، انجام آنها بسیار آسان است ، اما اگر با هم ترکیب شوند ، کار آسانی نخواهد بود.
بگذارید مثال دیگری بزنم.
شما در حالی‌‌که با یکی از مشتریان خود، تماس مهم تلفنی برقرار کرده‌اید، همزمان ایمیل خود را نیز چک می‌کنید و یا در پیام رسان واتس‌آپ با دوست خود چت می‌کنید. اسم این کار را نمی‌توان صرفه جویی در وقت گذاشت. حتی ممکن است تمرکز خود را در تماس مهم تلفنی از دست بدهید و به نتیجه دلخواه خود نرسید.
چند وظیفه ی (Multi-Tasking) یک مهارت واقعی نیست. حتی می توان گفت یک عادت و ویژگی منفی است که بهره‌وری کار شما را کاهش خواهد داد.
بررسی‌ها و نتایج نشان‌می‌دهد که تمرکز بر روی یک کار (Single-Tasking)، بازدهی بیشتری نسبت به انجام همزمان چند کار دارد.
بهترین کار، تمرکز بر روی یک وظیفه در یک زمان است. با تمرکز بر روی یک کار، سعی کنید آن وظیفه را به بهترین نحو به سرانجام برسانید. سپس به سراغ کار بعدی بروید. در این صورت کارهای شما با کیفیت خواهد بود.
4
عدم اولویت بندی کارها
با انجام کارها بدون توجه به اهمیت و بازدهی آنها، ممکن است در انتهای ساعت کاری، با وظایف اصلی انجام نشده و کمبود وقت مواجه شوید.
اولویت‌بندی کارها راهی مطمئن برای قرار گرفتن در مسیر صحیح مدیریت زمان است.
تمام کارها و وظایف روزانه خود را یادداشت کنید. سپس آنها را بر اساس اهمیت و بازدهی آنها ،اولویت بندی کنید. باید ابتدا وظایفی را که واقعاً مهم و پربازده هستند، انجام دهید.
شما باید وظایفی را که واقعاً مهم هستند را قبل از زمان سر رسید آنها انجام دهید.
البته ممکن است در ابتدای کار، تشخیص کارهای ضروری و اولویت بندی کارها چندان آسان به نظر نرسد. اما با یادگیری تکنیک‌های لازم و تجربه اندوزی به راحتی می‌توانید کارهای مهم را از امور غیر ضروری تشخیص داده و اولویت بندی درست را انجام دهید.
5
بله گفتن به همه درخواست‌ها
کلمه " نه " در عرف یک معنای منفی و دفع کننده دارد. رویدادهای منفی بیشتر از وقایع مثبت در یاد افراد می‌ماند. نه گفتن شاید در ابتدا باعث کدورت و بی‌مهری شود.
گاهی اوقات گفتن "بله" می تواند چیز بدی باشد، اما همه از ترس احتمال عکس العمل بد اطرافیان ، نه گفتن را دوست ندارند. معمولاً بله گفتن به همه درخواست‌ها می تواند شما را در بین همکاران محبوب‌تر کند، امّا در دراز مدت می تواند به کار شما لطمه بزند. قبول هر درخواستی از جانب همکاران یا افراد دیگر، تعهد بیش از حدی در انجام وظایف برای شما به ارمغان می‌آورد و می‌تواند منجر به عقب افتادگی وظایف اصلی ، کاهش بهره‌وری و در نهایت افزایش استرس شود.
مهم این است که هرگز یک پروژه یا کار را بدون در نظر گرفتن اولویت و محدودیت‌های زمانی نپذیرید. فقط در صورتی پروژه‌ای را قبول کنید که بتوانید آن را به موقع تحویل دهید و همچنین از انجام وظایف اصلی خود عقب نیفتید.
6
عدم واگذاری اختیار به کارکنان زیر دست
مدیریت بسته یا تلاش برای تصرف همه اختیارات، بدون واگذاری اختیار از ترس اجرای نادرست وظایف محوله، منجر به سقوط بسیاری از مدیران شده است.
تفویض اختیار را یاد بگیرید. رشد و جلوه کردن کارکنان زیر مجموعه شما، علاوه بر اینکه هیچ خطری را متوجه شما نمی‌سازد، بلکه باعث رشد و درخشش شما هم می‌شود.
با پر و بال دادن به افراد تحت مدیریت خود، اجازه دهید کارکنان‌تان بدرخشند!
برخی از اختیارات و وظایف را به افراد پائین دست خود بسپارید. البته انتظارات خود را به آنها گوشزد کنید و کنترل نامحسوسی هم بر کارشان داشته باشید.
تأمین استقلال کارکنان و نشان دادن ایمان به استعدادهای دیگران راهی مطمئن برای افزایش بهره وری شما و کسب و کار تحت رهبری شما است.
نتیجه : وقت خود را برای درخشش واقعی بگذارید
یکی از رموز موفقیت در کار، مدیریت صحیح زمان است. در همه کسب و کارها، وظایف و کارهای بسیاری برای انجام دادن هست. حواس پرتی‌های مدرن قرن 21 مانند تلویزیون و رسانه های اجتماعی، همیشه در کمین سرقت وقت گرانبهای شما هستند. افراد مختلفی با سلیقه‌ها و درخواست‌های جور و واجور در اطراف شما هستند.
این شما هستید که باید اولویت بندی کنید و برای موارد مهم وقت بگذارید.
افراد موفقی مانند زاکربرگ ، بیل گیتس ، استیو جابز و بسیاری از افراد بزرگ دیگر، همیشه پرمشغله بوده‌اند. امّا این افراد موفق شدند برای آنچه برای آنها واقعاً مهم است، وقت بگذارند.
شما هم به کارهای آنها نگاه کنید تا ببینید که چگونه می‌توان با مدیریت زمان و اولویت‌بندی درست کارها، در کار خود به رشد و موفقیت دست یابید.
|
مطالب مرتبط
· آیا اضافه کاری باعث فرسودگی شغلی می‌شود؟ · 6 راهکار برای غلبه بر موانع روزانه در کسب و کارهای کوچک |
