یکی از عوامل مؤثر بر تصمیم گیری صاحبان کسب و کارها و مدیران سازمان‌ها استفاده از گزارشات است. تصمیمات صاحبان و مدیران مشاغل از اهمیت بالایی برخوردار است که عملکرد و شرایط سازمان را رقم می‌زند. هرچقدر این تصمیمات درست باشند، عملکرد سازمان نیز به همان میزان موفق‌تر خواهد بود. لذا باید گزارشات دقیقی در اختیارشان قرار گیرد تا در تصمیم گیری اشتباه نکنند. در این بخش درباره گزارشات نرم افزار حضور و غیاب صحبت می‌کنیم.
گزارشات عنصر حیاتی در برنامه‌ریزی کارها است، چرا که می‌تواند زمینه تصمیم‌گیری درست و مؤثر در سازمان را فراهم نماید. گزارش‌های ناقص، عمده‌ترین مشکل برای برنامه‌ریزی محسوب می‌شوند.
با ابداع و ارائه سیستم‌های نرم‌افزاری در همه زمینه‌ها، تحول بزرگی در سیستم‌های گزارش گیری ایجاد شد. سیستم نرم‌افزاری گزارشات متنوع و کاربردی بسیاری در اختیار شما قرار می‌دهد. در این گزارشات دیگر خبری از اشتباهات زیاد انسانی در روش‌های سنتی نیست.
همانطور که در پست مدیریت منابع انسانی عنوان شد، یکی از شاخص‌های ارزیابی عملکرد کارکنان، آگاهی از وضعیت کارکرد و حضور و غیاب پرسنل است.
شما با بهره‌گیری از گزارشات نرم‌افزار حضور و غیاب، از وضعیت حضور و غیاب کارکنان آگاه شده و ارزیابی درستی از عملکرد آنان خواهید داشت و در نهایت می‌توانید تصمیم درستی اتخاذ کنید.
در واقع خروجی هر نرم افزار، مجموعه گزارش‌هایی است که در اختیار کاربر قرار می‌دهد لذا استفاده از نرم افزاری با گزارش ساز قوی بسیار حائز اهمیت می باشد.
یکی از نکاتی که در خرید سیستم حضور وغیاب مناسب، باید مورد توجه قرار گیرد، قابلیت ارائه گزارش نرم‌افزار حضور و غیاب است. عملکرد نهایی یک سیستم حضور و غیاب در بخش گزارشات نرم‌افزار آن نمایان می‌شود. داشتن بهترین دستگاه و نرم‌افزار حضور و غیاب بدون دسترسی به گزارشات مورد نظر، کارایی چندانی نخواهد داشت.
تفاوتی ندارد که از چه نرم افزار حضور و غیابی استفاده می‌کند، چه نرم‌افزار ویندوزی یا وب باشد و چه نرم افزار حضور و غیاب آنلاین ! همه نرم‌افزارها باید امکان گزارش گیری را در اختیار کاربراین قرار دهند.
انواع گزارشات حضور و غیاب شامل گزارشات زیر می‌شود:
گزارش کارکرد روزانه، ماهانه و سالیانه، گزارش ورود و خروج‌ها، گزارش تأخیر و کسر کار، گزارش انواع مرخصی و مأموریت، گزارش غیبت، گزارش انواع اضافه کاری، گزارش ورود و خروج های ناقص، گزارش مشخصات کلی پرسنل، گزارش جزئیات عملیات انجام شده در سیستم حضور و غیاب، گزارش تغییرات اعمال شده در تردد، گزارش کارکرد دوره‌ای به صورت انفرادی و گروهی، گزارش ترددها به تفکیک فرد و گروه، گزارش کاردکس، گزارش شب‌کاری، گزارش تعطیل کاری و نوبت کاری و انواع گزارشات متنوع دیگر.
نرم‌افزارهای حضور و غیاب پیشرفته امکان تهیه گزاشات پویا و تعیین فیلدهای مورد نظر کاربر را در اختیار شما قرار می‌دهند.
اگر زمانی بر اساس نیاز سازمان شما، به گزارشی احتیاج پیدا کردید که در لیست قابلیت‌های موجود در نرم‌افزار حضور و غیاب نبود، چکار باید کرد ؟
در برخی از نرم‌افزارهای حضور و غیاب، امکان سفارشی سازی گزارشات بر اساس نیازهای آتی سازمان امکان‌پذیر است.
در ضمن بیشتر نرم‌افزارهای حضور وغیاب، قابلیت ارائه گزارش در قالب یک فایل مجزا مانند فایل Pdf ، Exce ، Text ، Word و ... را دارند.
