بررسی اخیر انجمن حقوق و دستمزد آمریکا نشان می‌دهد؛ شرکت‌هایی که از سیستم‌های حضور و غیاب سنتی (ثبت دستی در دفاتر یا حضور و غیاب پانچی) استفاده می کنند، میزان خطایی را بین 1 تا 8 درصد از کل حقوق و دستمزد نشان می‌دهند. در ضمن 43٪ از کارکنان مورد بررسی گفته‌اند که حداقل یک بار در میزان ساعت کار خود اغراق کرده‌اند.
ردیابی حضور و غیاب و مدیریت آن برای هر سازمانی مهم است ، صرف نظر از اندازه آن یا روش‌هایی که برای تعیین حقوق پرسنل استفاده می‌شود. از آنجا که داده‌های حضور و غیاب کارکنان، اطلاعات اصلی برای محاسبه حقوق و دستمزد است ، سیستم‌های حضور و غیاب منسوخ (روش سنتی) و ضعیف (سیستم‌های جدید اما نا کارآمد) می‌توانند برای سازمان‌ها خطرناک بوده و در نتیجه تأثیر مخربی بر خط مشی اصلی آنها داشته باشد. استفاده از چنین سیستم‌هایی ممکن است هزینه‌های بسیاری از طریق کاهش بهره وری بر سازمان شما تحمیل کند و می تواند بر روحیه نیروی کار نیز تأثیر منفی بگذارد.
استفاده از یک راهکار نامناسب جهت جمع‌آوری و محاسبه اطلاعات حضور و غیاب پرسنل می‌تواند مشکلات بسیاری برای پرداخت دستمزد ها در یک کسب و کار داشته باشد. در ادامه به برخی از این مشکلات می‌پردازیم.
1. نیروی کار ناراضی
محاسبه اشتباه حقوق و دستمزد، تجربه کلی کارکنان از کسب و کار شما را تحت تأثیر قرار می‌دهد. عدم ثبت دقیق ساعات کار و استراحت و روزهای مرخصی، غیبت و روزهای تعطیل توسط کارفرما یا نماینده او، محاسبه حقوق و دستمزد پرسنل را دشوار می‌کند.
کارکنانی که با کسر دریافت حقوق مواجه می شوند و هیچ سندی برای اثبات ساعات دقیق کار برای کارفرمای خود ندارند. در نتیجه یک دید منفی نسبت به کارفرما و سازمان مربوطه در کارکنان بوجود می‌آید که می‌تواند نتایج خطرناکی به همراه داشته باشد.
2. انباشت تعهدات مالی
استفاده از یک سیستم حضور غیاب نامناسب، موجب عدم محاسبه دقیق حقوق و تأخیر در پرداخت‌ها خواهد شد. تأخیر در پرداخت ها ، اضافه پرداخت ها و اصلاحات حقوق می تواند منجر به انباشت تعهدات مالی برای کارفرما شود که بار مالی شرکت شما را افزایش می دهد. در نهایت ، بدهی های مالی شرکت شما به تدریج افزایش می یابد.
3. دادخواست کارکنان ناراضی
همانطور که قبلاً گفته شد ، مدیریت نامناسب زمان و حضور پرسنل، خسارت زیادی به حقوق و دستمزد آنها وارد می کند. ممکن است برخی از کارکنان که دستمزد دقیقی دریافت نکرده‌اند، با ارائه دادخواستی بi مراجع ذیربط از جمله اداره کار ، کافرما را مجبور به جبران کسری پرداختی که ادعا می‌کنند، نمایند.
4. تأثیر شکایات حقوقی بر اعتبار شرکت
شرکت هایی که از سیستم مدیریت حضور و غیاب نامناسب استفاده می‌کنند، با برخی از شکایات و دادخواست‌ها از طرف بعضی از کارکنان روبرو خواهند شد. صدور احکام بر علیه کارفرما در جهت پرداخت اضافه پرداخت به کارکنان شاکی، علاوه بر تحمیل هزینه پرداخت به شاکیان و گرفتن زمان زیاد از کارفرما یا نماینگان او، تأثیر چشمگیری بر اعتبار سازمان مربوطه خواهد داشت و در نتیجه تهدیدی بالقوه برای تجارت آینده آن شرکت محسوب می شود.
کلام آخر
مشکلات مربوط به پرداخت حقوق و دستمزد، تنها یکی از نتایج به کارگیری سیستم حضور و غیاب ناکارآمد است. این سیستم ناکارآمد می‌تواند به صورت ثبت دستی در دفاتر و استفاده از اطلاعات آن جهت پرداخت به کارکنان باشد که قطعاً مشکلات بسیاری خواهد داشت. سیستم حضور و غیاب ناکارآمد فقط مختص به روش سنتی نیست. بلکه برخی از سیستم‌های حضور و غیاب جدید نیز به علت استفاده از مواد اولیه بی کیفیت و استفاده از تکنولوژی‌های منسوخ شده، مشکلات بسیاری جهت جمع‌آوری اطلاعات حضور و غیاب پرسنل خواهند داشت.
شرکت هایی که از اصل "ثبت صحیح حضور و غیاب " پیروی می کنند، با موفقیت از این خطرات طفره می‌روند و حقوق و دستمزد دقیق را با خطاهای نزدیک به صفر ارائه می‌دهند.
در حال حاضر سیستم های حضور و غیاب مبتنی بر فناوری‌های نوین، جایگزین فرایندهای دستی ثبت زمان شده‌اند. گنجاندن فرآیندهای خودکار برای جایگزینی فرآیندهای دستی و همچنین بهره‌گیری از فاکتور مهمی به نام "کیفیت" ، یک راهکار آگاهانه و خردمندانه در جهت پیشبرد بهتر اهداف شرکت است.
سیستم حضور و غیاب با ثبت و نگهداری اطلاعات، می‌تواند به صورت مستند به شرکت‌ها کمک کند تا در برابر ادعاهای عدم رعایت قوانین حقوق و دستمزد و ساعات کار از خود دفاع کنند. علاوه بر این ، چنین سیستم‌هایی به راحتی با راهکارهای حقوق و دستمزد ادغام می شوند که مزایای بسیاری برای کسب و کار شما خواهد داشت.
