در کسب و کارها و مشاغل مختلف، بنا بر دیدگاه مدیران ارشد و سیاست‌های آن سازمان، ساختار (چارت) سازمانی واحدها و شرح وظایف پرسنل تغییر می‌کند.
در یک کسب و کار کوچک، معمولاً کارفرما یا جانشین وی امور مربوط به حضور و غیاب کارکنان را انجام می‌دهد.
در کسب و کارهای متوسط، ممکن است مدیرعامل، مدیر امور اداری و یا مدیر امور مالی کنترل تردد و حضور و غیاب پرسنل را بر عهده بگیرند. ممکن است یک شخص در کنار چند وظیفه از جمله انجام امور اداری، امور مربوط به حضور و غیاب را نیز انجام دهد.
در مؤسسات و سازمان‌های بزرگ، به دلیل وجود چارت سازمانی و مشخص بودن وظایف پرسنلی و همچنین حجم وسیع هر یک از کارها، یک شغل یا پست مجزا با عنوان متصدی حضور و غیاب تعریف می‌شود.
