در کسب و کارها و مشاغل مختلف، بنا بر دیدگاه مدیران ارشد و سیاست‌های آن سازمان، ساختار (چارت) سازمانی واحدها و شرح وظایف پرسنل تغییر می‌کند.
در یک کسب و کار کوچک، معمولاً کارفرما یا جانشین وی امور مربوط به حضور و غیاب کارکنان را انجام می‌دهد.
در کسب و کارهای متوسط، ممکن است مدیرعامل، مدیر امور اداری و یا مدیر امور مالی کنترل تردد و حضور و غیاب پرسنل را بر عهده بگیرند. ممکن است یک شخص در کنار چند وظیفه از جمله انجام امور اداری، امور مربوط به حضور و غیاب را نیز انجام دهد.
در مؤسسات و سازمان‌های بزرگ، به دلیل وجود چارت سازمانی و مشخص بودن وظایف پرسنلی و همچنین حجم وسیع هر یک از کارها، یک شغل یا پست مجزا با عنوان متصدی حضور و غیاب تعریف می‌شود.
متصدی حضور و غیاب کیست ؟
متصدی حضور و غیاب فردی است که امور مربوط به حضور و غیاب کارکنان را انجام می‌دهد. متصدی حضور و غیاب با عناوین دیگری همچون مسئول، کاربر و یا کارشناس حضور و غیاب نیز شناخته می‌شود.
وظایف متصدی حضور و غیاب
1 ثبت شیفت‌های کاری و سایر اطلاعات اولیه در نرم افزار حضور و غیاب طبق سیاست‌های شرکت
2 ثبت نام پرسنل جدید در سیستم حضور و غیاب
· تعریف اثرانگشت/چهره/کف دست/عنبیه و یا صدور کارت
· ثبت مشخصات پرسنل در نرم افزار حضور و غیاب
3 اعلام شروع یا خاتمه کار (شروع و پایان قرارداد) کارکنان به امور مالی، نگهبانی و سایر واحدهای مربوطه در اسرع وقت
4 نظارت بر نحوه ثبت ورود و خروج پرسنل و جلوگیری از تخلفات احتمالی آنان
5 نظارت بر نحوه عملکرد دستگاه حضور و غیاب و اطمینان از عملکرد صحیح آن
6 خواندن اطلاعات (تخلیه) یا نظارت بر تخلیه دستگاه حضور و غیاب
7 انجام و یا نظارت بر انجام به روز رسانی‌های مورد نیاز دستگاه و نرم افزار حضور و غیاب
8 کنترل مستمر حضور و غیاب کارکنان ، اعلام نواقص ثبت ورود و خروج (ترددهای ناقص) پرسنل به واحدهای مربوطه، پیگیری جهت رفع نواقص و ثبت در نرم افزار حضور و غیاب
9 ثبت برگه‌های مرخصی و مأموریت در نرم افزار حضور و غیاب
10 تنظیم نامه های اخطار مربوط به تخلفات تردد (غیبت، کسر کار و ...)
11 بررسی مرخصی استعلاجی کارکنان و ارجاع مرخصی‌های بیش از 3 روز به اداره بیمه یا کمیسیون پزشکی
12 تهیه کلیه گزارشات مربوط به کارکرد پرسنل و ارائه به مسئول مافوق
13 تهیه و ارائه گزارش‌های درخواستی سایر مدیران (گزارشات کارکرد، مرخصی، غیبت،کسر کار و ...)
14 تهیه خروجی از نرم‌افزار حضور و غیاب جهت محاسبه حقوق و دستمزد و ارائه به واحد مربوطه (امور مالی)
15 حفاظت از اطلاعات سیستم حضور و غیاب ، تهیه پشتیبان (Backup) هفتگی یا ماهانه از اطلاعات سیستم حضور و غیاب
16 ارتباط مستمر با واحد پشتیبانی شرکت حضور و غیاب و پیگیری جهت رفع مشکلات سخت‌افزاری و نرم افزاری سیستم حضور و غیاب
