نرم افزار حضور و غیاب چه امکاناتی در اختیار ما قرار می‌دهد؟
هدف اصلی استفاده از نرم‌افزار حضور و غیاب، مدیریت دقیق بر عملکرد کاکنان و افزایش بهره‌وری سازمان است. نرم‌افزار حضور و غیاب با امکاناتی ( همچون مدیریت تردد، اضافه‌کاری، کسرکار، غیبت و ...) که در اختیار ما قرار می‌دهد، از هدر رفت زمان جلوگیری کرده و باعث می‌شود، مدیریت بهتری بر عملکرد کارکنان خود داشته باشیم.
دستگاه حضور و غیاب FaceStation F2 محصول شرکت سوپریما ، یک دستگاه ترکیبی چند کاره با عملکرد بی‌نظیر در تشخیص چهره است. این دستگاه با فناوری منحصر به فرد خود، دارای دقت بسیار بالایی در احراز هویت بوده و دارای عملکرد ضد تقلب نیز می‌باشد. این دستگاه علاوه بر ثبت تردد در کنترل دسترسی (Access Control) نیز به کار می‌رود.
چطور دستگاه حضور و غیاب خود را پاکسازی (ضدعفونی) کنیم ؟
دستگاه‌های حضور و غیاب به خصوص دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی، به دلیل تماس انگشت کارکنان با سنسور اثر انگشت، مستعد آلودگی و انتشار ویروس کرونا و سایر ویروس‌های قابل انتشار از طریق تماس هستند.
برای جلوگیری از انتشار ویروس از طریق دستگاه حضور و غیاب باید تمهیداتی اندیشید. یکی از این تمهیدات و راه‌‌حل‌ها، تمیز کردن و ضدعفونی مستمر دستگاه حضور و غیاب است.
برای کمک به جلوگیری از گسترش Covid-19 (کرونا) و دیگر باکتری‌ها و ویروس‌ها، توصیه می‌شود که با ضدعفونی انگشت خود و سنسور اثر انگشت دستگاه حضور و غیاب بعد از هر استفاده، اقدام احتیاطی لازم را انجام دهید.
این دستورالعمل ها را برای مراقبت مناسب از دستگاه حضور و غیاب دنبال کنید:
1 یک محلول پاک کننده و ضد عفونی کننده مناسب انتخاب و خریداری نمائید.
2 قبل از استفاده از ضد عفونی کننده، به دستورالعمل استفاده از آن توجه داشته باشید.
3 محلول پاک کننده (ضد عفونی کننده) را بر روی یک دستمال تمیز و نرم اسپری کرده و دستمال را بر روی سطوح مختلف دستگاه حضور و غیاب بکشید.
4 دستمال را زیاد خیس نکنید، زیرا ممکن است رطوبت آن بر روی دستگاه حضور و غیاب لکه ایجاد کند و یا رطوبت به داخل دستگاه نفوذ کند.
5 روزی حداقل یک یا دوبار دستگاه حضور و غیاب را به این روش پاکسازی کنید.
6 سنسور اثر انگشت دستگاه حضور و غیاب را جداگانه با یک دستمال نرم و بدون پرز آغشته به محلول ضدعفونی کننده تمیز کنید.
7 توصیه می‌شود سنسور (اسکنر) اثر انگشت را بلافاصله بعد از هر استفاده ضدعفونی کنید.
8 کارکنان بعد از ثبت تردد از طریق اثر انگشت، باید بلافاصله انگشت خود را با محلول مناسب، ضد عفونی نمایند و یا با آب و صابون دست‌های خود را بشویند.
9 بهتر است دستگاه حضور و غیاب را هنگام ضدعفونی کردن،خاموش کنید.
توجه داشته باشید که پنجره حسگر (سنسور) اثر انگشت از شیشه ساخته شده است. بنابراین با خیال آسوده می توانید از ضد عفونی کننده و پاک کننده ها، به صورت ایمن و بدون خطر بر روی آن استفاده کنید.
امّا پوشش بیرونی سنسور اثر انگشت معمولاً از جنس پلاستیک است و می‌تواند توسط حلال‌های قوی که در مواد ضدعفونی کننده به کار رفته است، آسیب ببیند. پس برای پاکسازی آن و دیگر بخش‌های پلاستیکی دستگاه، دقت داشته باشید و از موادی که حلال‌های ضعیفی دارند، استفاده کنید.
-----------------------------------------------------------------------
از انجام این کارها خودداری کنید:
--------------------------------------------------------------------
بیشتر بدانید
اینفوگرافی حضور و غیاب ایمن در زمان شیوع کرونا
استفاده از دستگاه حضور غیاب اثر انگشتی در زمان شیوع کرونا
سیستم تشخیص حرارتی دمای بدن (تب سنج)
در کسب و کارها و مشاغل مختلف، بنا بر دیدگاه مدیران ارشد و سیاست‌های آن سازمان، ساختار (چارت) سازمانی واحدها و شرح وظایف پرسنل تغییر می‌کند.
در یک کسب و کار کوچک، معمولاً کارفرما یا جانشین وی امور مربوط به حضور و غیاب کارکنان را انجام می‌دهد.
در کسب و کارهای متوسط، ممکن است مدیرعامل، مدیر امور اداری و یا مدیر امور مالی کنترل تردد و حضور و غیاب پرسنل را بر عهده بگیرند. ممکن است یک شخص در کنار چند وظیفه از جمله انجام امور اداری، امور مربوط به حضور و غیاب را نیز انجام دهد.
در مؤسسات و سازمان‌های بزرگ، به دلیل وجود چارت سازمانی و مشخص بودن وظایف پرسنلی و همچنین حجم وسیع هر یک از کارها، یک شغل یا پست مجزا با عنوان متصدی حضور و غیاب تعریف می‌شود.
تخلیه یا دریافت اطلاعات از دستگاه حضور و غیاب
10000245199052007561
آیا می‌دانید مفهوم عدد بالا چیست ؟
این عدد نمایانگر یک تردد (یک ورود یا خروج) بر روی یک دستگاه حضور و غیاب است.
ترددهای ثبت شده در دستگاه حضور و غیاب، به صورت اعداد و ارقام شبیه عدد بالا در حافظه دستگاه ذخیره می‌شود.
این اعداد و ارقام به شکلی که می‌بینید، به کار ما نمی‌آید. برای اینکه این اعداد معنی و مفهوم پیدا کرده و قابل پردازش و گزارش گیری شود، باید به یک نرم افزار حضور و غیاب انتقال یابد.
در مقالات گذشته راجع به ابزار (پورت‌های) تبادل اطلاعات بین دستگاه و نرم افزار حضور و غیاب صحبت کردیم.
مهمترین پورت‌های ارتباطی بین دستگاه حضور و غیاب و نرم افزار (کامپیوتر) عبارتند از : پورت شبکه یا Tcp/Ip ، پورت Usb ، پورت Com یا Rs232.
انتقال اطلاعات بین کامپیوتر و دستگاه حضور و غیاب به چه روشی صورت می‌گیرد؟
آیا دسترسی به حافظه دستگاه حضور و غیاب مانند حافظه کامپیوتر است ؟ آیا با Copy و Paste می‌توان اطلاعات را از دستگاه به کامپیوتر انتقال داد ؟
خیر !
با کپی و پیست کردن نمی‌توان ترددها را از دستگاه به کامپیوتر منتقل کرد.
معمولاً سیستم عامل و زبان برنامه نویسی دستگاه‌های حضور و غیاب با کامپیوتر تفاوت دارد و انتقال اطلاعات به روش کپی کردن، حداقل برای کاربران، امری نشدنی است.
این کار توسط نرم‌افزارها یا سرویس‌های رابط (واسط) و به روش‌های مختلف امکان‌پذیر است.
در ادامه به روش‌های مختلف تخلیه و خواندن اطلاعات از دستگاه‌های حضور و غیاب می‌پردازیم.
انتقال اطلاعات توسط فلش
در این روش ترددهای موجود در دستگاه حضور و غیاب توسط یک حافظه فلش به کامپیوتر منتقل می‌شود.
در بعضی دستگاه‌ها، به محض اتصال فلش به پورت Usb، تبادل اطلاعات به صورت اتوماتیک انجام می‌شود و پس از پایان انتقال، پیامی مبنی بر انجام موفقیت آمیز انتقال داده (اطلاعات) بر روی نمایشگر دستگاه حضور و غیاب ظاهر می‌شود.
در روش دیگر، ابتدا فلش به پورت Usb دستگاه متصل شده و سپس از طریق منوهای موجود بر روی دستگاه حضور و غیاب و انتخاب گزینه انتقال (خواندن، تخلیه) اطلاعات، ترددهای موجود بر روی دستگاه، بر روی حافظه فلش کپی می‌شود.
در مرحله بعد اطلاعات کپی شده داخل فلش، به پورت Usb کامپیوتر متصل شده و توسط نرم افزار حضور و غیاب فراخوانی می‌گردد.
تبادل اطلاعات مستقیم با کامپیوتر
در روش دوم، انتقال اطلاعات با اتصال مستقیم دستگاه حضور و غیاب به کامپیوتر انجام می‌شود. این اتصال از طریق پورت‌های Usb، Rs232 و شبکه صورت می‌گیرد.
بدیهی است که در این روش پورت‌های دو طرف باید از یک نوع باشد. یعنی اگر از پورت Com دستگاه حضور و غیاب استفاده می‌کنیم، در طرف دیگر (کامپیوتر) نیز باید از همین پورت استفاده شود. همچنین تنظیمات دو طرف (بخصوص در استفاده از پورت شبکه)، باید یکسان باشد.
در ارتباط مستقیم، فراخوانی و خواندن اطلاعات دستگاه حضور و غیاب، از طریق نرم افزار حضور و غیاب و یا توسط یک نرم افزار یا سرویس واسط صورت می‌گیرد. در این روش، با خواندن اطلاعات دستگاه، ترددها مستقیم به بانک اطلاعاتی نرم افزار حضور و غیاب انتقال می‌یابد.
انتقال مستقیم اطلاعات به دو روش تخلیه آفلاین و تخلیه آنلاین انجام می‌شود.
در حالت آفلاین، اطلاعات ذخیره شده بر روی دستگاه حضور و غیاب، در فواصل زمانی مختلف توسط کاربر و بوسیله نرم افزار حضور و غیاب و یا نرم افزار واسط خوانده می‌شود.
در تخلیه آنلاین، به محض اینکه شخص ورود یا خروج خود را بر روی دستگاه حضور و غیاب ثبت می‌کند، تردد ثبت شده بلافاصله به بانک اطلاعاتی نرم افزار حضور و غیاب انتقال می‌یابد.
تخلیه آنلاین در بستر شبکه و به صورت اتوماتیک، بدون دخالت کاربر و توسط سرویس نصب شده بر روی دستگاه یا سرور (کامپیوتر) انجام می‌گیرد.
تخلیه آنلاین دستگاه‌های حضور و غیاب از طریق وب سرویس را می‌توان به گونه‌ای تنظیم کرد، که به جای انتقال آنی ترددها، آن‌ها را در فواصل زمانی مشخص فراخوانی کرد.
اهمیت این موضوع در زمان ترافیک تردد کارکنان مشخص می‌شود. اگر تنظیمات سرویس تخلیه، بر روی تخلیه آنلاین آنی تعریف شده باشد، ممکن است در زمان‌های شلوغی (پیک) ورود و خروج پرسنل، دستگاه حضور و غیاب در ثبت ترددها به مشکل برخورد کند. بنابراین با تعیین زمان‌های مشخص که ثبت تردد کارکنان در آن زمان‌ها صورت نمی‌گیرد و یا به صورت محدود انجام می‌شود، می‌توان از مشکلات احتمالی جلوگیری کرد.
شیوع ویروس کرونا، تأثیر بسیاری در صنعت حضور و غیاب گذاشته است. لمس دستگاه حضور و غیاب، می‌تواند در گسترش بیشتر این ویروس موثر باشد. به همین علت استفاده از دستگاه های حضور و غیاب اثر انگشتی کاهش یافته و دستگاه‌های حضور و غیاب بیومتریک بدون تماس مانند دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره رونق زیادی پیدا کرده‌اند.
