یکی از عوامل مهم موفقیت در کسب و کار ، انضباط در محیط کار است. در دنیای تجارت بدون نظم و انضباط (به ویژه انضباط در ورود و خروج کارکنان)، دستیابی به موفقیت برای ما مشکل خواهد بود. برای برخی از مشاغل ، بی نظمی در حضور و غیاب می تواند اولین گام برای شکست آنها باشد.
یکی از اشتباهاتی که برخی صاحبان کسب و کارها و مدیران سازمان‌ها انجام می‌دهند، عجله در روند استخدام کارکنان است، که ممکن است منجر به اشتباهات بزرگی شود. داشتن کارکنانی که به صورت منظم در محل کار حاضر نمی شوند، می تواند بر سطح بهره وری مجموعه کاری شما تأثیر منفی بگذارد.
گاهی اوقات مدیران جزء یا سرپرستان، گزارش درستی از عدم حضور کارکنان به مدیران ارشد و کارفرمایان ارائه نمی‌کنند.
اگر در مجموعه کاری شما پرسنل زیادی هستند که دیر می آیند، زودتر از موعد از محل کار خارج می شوند و یا اصلا سر کار حاضر نشده‌اند ، برای شما مهم است که بدانید چرا این اتفاق افتاده است.
یکی از مزایای استفاده از سیستم‌های حضور و غیاب به خصوص در سازمان‌های بزرگ این است که به راحتی از عدم حضور کارکنان در محل کار آگاه می‌شوید و می‌توانید با توجه به گزارشات سیستم حضور و غیاب تصمیم مناسبی بگیرید. در ضمن با گزارشات ارائه شده، می‌توانید تعداد خطاهای انسانی رخ داده را کاهش دهید.
در این مقاله قصد دارم درباره غیبت کارکنان در محل کار و راهکارهای برخورد با این موضع بنویسم. در واقع می‌خواهم شش پیشنهاد به مدیران ارائه دهم که در صورت عمل به آنها می‌توانند مدیریت بهتری در مواجه به غیبت های غیر موجه کارکنان داشته باشند.
1. خط مشی و سیاست‌های سازمان در زمینه حضور و غیاب را به صورت مکتوب به اطلاع کارکنان برسانید
موارد مهم در مورد حضور و غیاب کارکنان را در برگه قرارداد کارکنان بگنجانید تا هنگام شروع کار و امضاء قرارداد از قوانین حاکم بر محل کار آگاه شوند.
در ضمن، قرار دادن آئین نامه‌های ورود و خروج در تابلو اعلانات و یا اطلاع رسانی الکترونیکی، انتظارات شما را به وضوح مشخص می‌کند و می تواند از بهانه گیری پرسنل جلوگیری کند.
با فرهنگ سازی درست در زمینه ورود و خروج، اطمینان حاصل کنید که کارکنان اهمیت نظم و دقت در حضور و غیاب را برای شرکت و خودشان درک می کنند.
2. با شواهد و گزارشات مکتوب به سراغ پرسنل خاطی بروید
اگر در حال برنامه ریزی جلسه ای با یک کارمند یا کارگر خاطی هستید تا درباره غیبت او صحبت کنید، قبل از اینکه به این جلسه بروید ، حتماً برای جمع آوری شواهد (گزارشات مربوط به غیبت فرد خاطی) وقت بگذارید. به همراه داشتن اطلاعات دقیق برای حمایت از ادعاهایی که مطرح می کنید به شما کمک می کند تا نظر خود را بیان کنید. تدوین این شواهد همچنین به کارکنان شما نشان می دهد که چقدر در پیگیری امور حضور و غیاب جدی هستید.
در نهایت به صحبت های پرسنل خود گوش دهید. اگر آنها دلایل موجهی برای غیبت خود داشتند، ممکن است لازم باشد درباره تصمیم گیری سخت‌گیرانه درباره آنها تجدید نظر کنید.
3. اطمینان حاصل کنید کارکنان می‌دانند که شما از آنچه در جریان است، آگاه هستید
کلید اصلی داشتن یک کسب و کار موفق ، احاطه بر امور آن کسب و کار است. یکی از بدترین اشتباهاتی که می توانید به عنوان یک صاحب کسب و کار مرتکب شوید، جدا شدن از امور روزمره محل کارتان است. اگر پرسنل احساس کنند که شما توجه چندانی به امور جاری شرکت ندارید، تعدادی از کارکنان در کار خود کم کاری خواهند کرد.
بنابراین گاهی لازم است به این پرسنل اطلاع دهید که شما متوجه تأخیر و غیبت آنها شده اید و این می تواند مؤثر باشد.
در برخی شرایط ، تنها کافی است که شما و یا یکی از مدیران مورد اعتماد شما با این کارکنان روبرو شود تا کارکنان خاطی در جای خود بنشینند. اگر این روش جواب نداد، باید آماده باشید که مجازات های سختی را اعمال کنید.
4. نگرانی و توجه خود را به کارکنان را نشان دهید | خطوط ارتباطی را باز نگه دارید
اگر یک کارمند یا کارگر ناگهان شروع به تأخیر و غیبت‌های پی در پی می‌کند، به احتمال زیاد با برخی از مشکلات شخصی روبرو شده است. درست است که شما باید از کنجکاوی در زندگی شخصی کارکنان اجتناب کنید ، امّا می‌توانید به او اطلاع دهید که در صورت نیاز به صحبت، درب اتاق شما همیشه باز است.
احساس غیرقابل دسترس بودن برای کارکنان می تواند در آینده برای شما مشکل ساز شود. شما باید مطمئن شوید که اعضاء مجموعه کاری شما می‌دانند هر زمان که مشکلی برایشان پیش آمد، می توانند به شما مراجعه کنند. اگر یک کارمند برای رسیدگی به امور شخصی نیاز به مرخصی (حتی بدون حقوق) دارد ، باید اطمینان حاصل کنید که برای گفتگو با شما راحت است.
اخراج یکی از بهترین کارکنان شما می تواند منجر به مشکلات زیادی در روند جاری شرکت شود. بنابراین اگر فرد مورد نظر پرسنل با ارزشی است، باید کمی نرمش برای او نشان دهید.
اختصاص مدتی هر چند کوتاه برای هر یک از کارمندان خود، حتی به عنوان "احوالپرسی و خسته نباشید"، بیانگر این است که شما واقعاً به کارکنان خود و رفاهشان اهمیت می‌دهید.
باز نگه داشتن خطوط ارتباطی نه تنها می‌تواند بی‌نظمی‌ها را کاهش دهد، بلکه باعث می شود شرکت شما مانند یک ماشین روغن کاری شده کار کند.
5. متناسب با دلایل ارائه شده در برابر غیبت کارکنان خود تصمیم بگیرید
در برابر غیبت کارکنان، نمی‌توان در مقابل همه رویکرد یکسانی داشت. هر کدام از کارکنان شما قطعاً با موقعیت های منحصر به فردی روبرو هستند و هر کدام برای غیبت خود دلایل جداگانه‌ای ارائه می‌دهند. بنابراین نمی‌شود با همه موارد برخورد یکسانی داشت. شاید یکی از کارکنان با مشکلاتی همچون مرگ یا بیماری عزیزانش درگیر بوده است. اما فرد دیگری بدون دلیل موجه در محل کار حاضر نشده است. قطعاً برخورد یکسان با این دو مورد منصفانه به نظر نمی‌رسد. مثلاً در مورد اول (مرگ یا بیماری بستگان)، نشان دادن همدردی با شخص مورد نظر می تواند راهی مؤثر برای وفادار نگه داشتن او به کسب و کار شما برای مدت طولانی باشد.
اکثر شرکت ها در مورد تأخیر و غیبت بیش از حد، گاهی مجبور به اخراج فرد بی‌انضباط می‌شوند، در حالی که هیچ کس نمی‌خواهد یک کارمند را اخراج کند. اما گاهی مواردی وجود دارد که این بهترین گزینه است. اگر به نظر می رسد که کارمندی حتی در مواردی که چندین بار به آنها اخطار داده شده است نمی تواند در محل کار حاضر شود ، شما باید کسی را که واقعاً اشتیاق به کار دارد، جایگزین او کنید.
6. وظایف مدیریت منابع انسانی را به یک فرد متخصص و قابل اعتماد بسپارید
اگر شما جزو آن دسته از کارفرمایان و صاحبان کسب و کار هستید که به دلیل مشغله زیاد فرصت مدیریت مستقیم امور حضور و غیاب کارکنان را ندارید و یا مدیریت امور روزمره کارکنان برای شما دشوار است، در این صورت بهتر است وظایف منابع انسانی خود را به یک فرد کاردان و قابل اطمینان بسپارید. با این کار می توانید تمرکز بیشتری بر رشد شرکت خود داشته باشید.
نکته آخر
برای مدیریت حضور و غیاب و غیبت کارکنان، راهکارهای بسیاری وجود دارد. یکی از راهکارهای مؤثر می‌تواند استفاده از یک سیستم حضور و غیاب باشد.
با یکپارچه سازی و ادغام سیستم حضور و غیاب در اتوماسیون منابع انسانی سازمان، بسیاری از داده‌های مفید در اسرع وقت در دسترس مدیریت منابع انسانی و یا کارفرما قرار می‌گیرد.
