یکی از مشکلات عمده مدیران و صاحبان کسب و کار در تمامی شرکتهای بزرگ و کوچک، بی نظمی کارکنان در ورود و خروج به خصوص عدم حضور به موقع در محل کار است. تمامی کارفرمایان انتظار دارند که پرسنل تحت مدیریتشان به موقع و رأس ساعت معین در محل کار خود حاضر باشند. البته که این انتظار به جایی است. حضور به موقع و شروع کار در رأس ساعت تعیین شده، علاوه بر ایجاد نظم و انضباط در محیط کار، باعث بالا رفتن بهره وری و راندمان کاری خواهد شد.
تعریف تأخیر و تعجیل در قانون کار
هر سازمان ساعات کار معینی برای حضور کارکنان و اشتغال به کار دارد. کارکنان موظفند در ساعت تعیین شده در محل کار خود حاضر بوده و شروع به کار نمایند. اگر پرسنل به هر دلیلی و بدون اخذ مجوز از مدیر مربوطه، دیرتر از زمان مقرر در محل کار حاضر شوند (تأخیر در ورود) و یا زودتر از ساعت پایان کار از محل کار خارج شود (تعجیل در خروج)، از قانون ساعت کاری تخطی کرده و مشمول جریمه می گردند. بنابراین تعریف این دو اصطلاح به طور خلاصه عبارتست از :
- تأخیر : عدم حضور به موقع در شروع ساعت کاری شرکت
- تعجیل : خروج زودتر از ساعت پایان کار از شرکت
جریمه تأخیر و تعجیل در قانون کار
قانون کار جریمه خاصی (به جز کسر مدت عدم حضور از ساعات کاری و کسر مبلغ آن از حقوق) را برای این موارد در نظر نگرفته است، مگر اینکه در اداره یا کارگاه قوانین انضباطی خاصی تعیین شده باشد.
سازمانها و شرکتهای بزرگ معمولا دارای کمیته انضباطی هستند که به تخلفات پرسنل رسیدگی می کند. این کمیته برای مقابله با تخلفات مربوط به ورود و خروج، علاوه بر عدم پرداخت دستمزد و مزایای مربوطه، تنبیهات زیر را در نظر می گیرد:
- نوبت اول: اخطار شفاهی
- نوبت دوم: اخطار کتبی
- نوبت سوم: اخطار یا توبیخ کتبی با درج در پرونده
- نوبت چهارم: بررسی موضوع و ارائه پیشنهاد به مدیریت در خصوص ادامه همکاری یا قطع همکاری (اخراج) با فرد خاطی
نمونه نامه اخطار بابت عدم حضور به موقع در محل کار (تأخیر) و بی انضباطی پرسنل
در برخی شرکتهای خصوصی جهت جریمه پرسنلی که بدون مجوز تأخیر دارند، به اندازه 2 برابر مدت عدم حضور در محل کار، از حقوق و دستمزد کسر می شود. بعضی کارفرمایان سخت گیرتر هستند و در صورت تأخیر ورود پرسنل، کارکرد آن روز را برای آن شخص محاسبه نمی کنند.
صاحبان برخی مشاغل مثل timest در برابر این بی نظمی ها انعطاف پذیرند. در بعضی از شرکتها مدت تأخیر از مرخصی کسر می شود. بعضی از کارفرمایان از حالت شناوری استفاده می کنند، یعنی به ازاء تأخیر در شروع ساعت کاری، به همان میزان از اضافه کار آخر وقت کسر می شود. مثلا ساعت کاری یک شرکت از 8 الی 16 است. اگر فردی ساعت 9 در محل کار خود حاضر شود، خروج وی نباید قبل از ساعت 17 باشد و بدین صورت تأخیر صبح با اضافه کاری عصر سر به سر می شود. البته طبق قانون ساعات بعد از پایان ساعت کار موظفی، بعنوان اضافه کار محسوب می شود و مزد آن 40% بیشتر از مزد کار عادی است. لذا در صورت محاسبه بصورت شناوری، در حق کارکنان اجحاف می شود.
یکی دیگر از موارد بی‌نظمی در حضور و غیاب ، غیبت غیر موجه است که در یک پست مجزا راجع به آن بحث شده است. شما می‌توانید با کلیک بر روی لینک خط بالا این مطلب را نیز مطالعه نمائید.
چگونه با بی نظمی کارکنان در ورود و خروج مقابله کنیم ؟
پایبندی به قوانین ورود و خروج و رعایت آیین نامه های انضباطی در مورد تمامی پرسنل امری ضروری است. شما نمی توانید به برخی کارکنان اجازه دهید از قوانین پیروی نکنند، اما بقیه آنها ملزم به رعایت ضوابط رفت و آمد باشند. اینگونه برخوردهای تبعیض آمیز علاوه بر نارضایتی کارکنان از سازمان، گسترش بی نظمی را نیز در پی خواهد داشت.
نادیده گرفتن تأخیر و بی نظمی کارکنان، این پیام را برای شخص خاطی و دیگران ارسال می کند که وقت شناس بودن برای شما اهمیتی ندارد. از طرف دیگر برخورد شدید با پرسنلی که برای بار اول تأخیر داشته، چندان منطقی به نظر نمی رسد. با گفتگوی رو در رو و دوستانه با فردی که تأخیر داشته، می توانید از دلایل تأخیر وی آگاهی یافته و در صورت بروز مشکل، تا حد امکان کمک حالش باشید. علاوه بر این با گفتگوی مستقیم این نکته را به کارکنان گوشزد می کنید که حضور به موقع در محل کار برای شما اهمیت بسیاری دارد.
این نکته را در نظر داشته باشید که مشکل تأخیر کارکنان، همیشه مربوط به بی مسئولیتی آنها نیست. ممکن است شخص برای تأخیر خود دلایل موجهی داشته باشد. بیماری یکی از اعضاء خانواده، مشکلات خانوادگی، گرفتار شدن در ترافیک، خرابی وسیله نقلیه و ... می تواند یکی از دلایل موجه باشد.
آیین نامه ورود و خروج کارکنان دولت
راهکارهایی برای کاهش بی نظمی در ورود و خروج
-1 در بدو استخدام آیین نامه ها و مقررات مربوط به ساعات کاری و ورود و خروج را به کارکنان گوشزد کنید. می توانید مدت ساعت کاری و ساعت ورود و خروج را در برگه قرارداد قید نمایید.
-2 اگر می خواهید تمامی کارکنان تحت مدیریت شما رأس ساعت مقرر در محل کار حاضر بوده و آماده به کار باشند، باید خودتان رأس ساعت و حتی کمی زودتر در محل کار حاضر شوید.
-3 از سیستم مکانیزه حضور و غیاب جهت ثبت و مدیریت تردد پرسنل استفاده نمایید.
-4 برای بار اول می توان از تأخیر پرسنل چشم پوشی کرد، اما در صورت تکرار حتما شخص خاطی را برای ادای توضیحات فرا بخوانید.
-5 در مورد تأخیر و بی نظمی های ورود و خروج، به هیچ وجه بین کارکنان تبعیض قائل نشوید.
-6 سعی کنید با پرسنل تحت مدیریت خود مهربان باشید. توضیحات و حرفهای آنها را گوش کنید، شاید دلایل موجهی برای تأخیر داشته باشند.
-7 در صورت ادامه بی نظمی و بی مسئولیتی هر یک از پرسنل، با او جدی تر برخورد کنید.
بیشتر بدانید
6 چالش در مدیریت حضور و غیاب کارکنان
