یکی از موارد مهم حضور و غیاب، ثبت و محاسبه مرخصی و مأموریت ساعتی کارکنان در سیستم حضور و غیاب است. مأموریت و مرخصی، از موارد پرکاربرد در کسب و کارها به خصوص در کسب و کارهای بزرگ است.
مرخصی و مأموریت روزانه توسط متصدی حضور و غیاب در سیستم ثبت می‌شود، امّا ثبت مجوزهای ساعتی با روزانه کمی متفاوت است.
شما به 3 روش می‌توانید مرخصی یا مأموریت ساعتی خود را در سیستم حضور و غیاب ثبت کنید:
1. استفاده از کارت
در بعضی از دستگاه‌های حضور غیاب به خصوص دستگاه‌های قدیمی‌تر، ثبت مجوزهای ساعتی با کارت‌های مخصوصی که جهت این کار در نظر گرفته شده، انجام می‌گیرد. در این روش، دو کارت با عنوان مرخصی ساعتی و مأموریت ساعتی در کنار دستگاه حضور و غیاب قرار دارد. فرد قبل از خروج از شرکت، ابتدا کارت مربوط به مرخصی/مأموریت ساعتی و سپس تردد خود را بر روی دستگاه حضور غیاب ثبت می‌کند. در زمان برگشت از مرخصی یا مأموریت، شخص فقط تردد خود را ثبت می‌کند و نیازی به ثبت مجدد کارت مجوز ساعتی نیست.
در این روش، در یک روز کاربر 4 تردد بر روی دستگاه حضور غیاب ثبت می‌کند؛ ورود اول وقت – خروج مرخصی/مأموریت (ثبت کارت + ثبت تردد) – برگشت از مرخصی/مأموریت – خروج آخر وقت.
حال سوألی که پیش می‌آید این است که مرخصی/مأموریت آخر وقت به چه شکلی ثبت می‌شود؟
در مرخصی/مأموریت اول وقت، شخص هنگام ورود به شرکت ابتدا کارت مجوز و سپس تردد خود را ثبت می‌کند. در این حالت سیستم از اول وقت تا ساعتی که ورود ثبت شده، مرخصی یا مأموریت ساعتی محاسبه می‌کند.
در مرخصی و مأموریت آخر وقت، شخص یک یا چند ساعت قبل از پایان ساعت کار برای انجام امور شخصی یا اداری از شرکت خارج می‌شود و دیگر به شرکت بر‌نمی‌گردد. در این روش و در هنگام خروج ابتدا کارت مجوز و سپس تردد ثبت می‌شود. سیستم از زمان خروج تا انتهای ساعت کار را مرخصی یا مأموریت محاسبه می‌کند.
2. استفاده از کلیدهای عملیاتی
بر روی بیشتر دستگاه‌های حضور و غیاب کلیدهایی برای ثبت مرخصی/مأموریت ساعتی تعبیه شده است، که به صورت کلید و یا به صورت لمسی (Touch) مورد استفاده قرار می‌گیرد. به این کلیدها، کلیدهای عملیاتی نیز گفته می‌شود.
نحوه استفاده از این کلیدها دقیقاً شبیه استفاده از کارت است. یعنی قبل از ثبت تردد، به جای کارت از کلید مرتبط با مأموریت یا مرخصی استفاده می‌شود.
3. ثبت در پرتابل نرم‌افزار حضور و غیاب
روش سوم ثبت مجوزهای ساعتی ، ثبت از طریق نرم افزار حضور غیاب است. گسترش نرم افزارهای حضور و غیاب وب و آنلاین، این امکان را فراهم آورده است تا کاربران با دسترسی به اینترنت، از هر نقطه‌ای بتوانند از طریق یک مرورگر وب به پرتابل حضور و غیاب مرتبط با خود متصل شده و مرخصی یا مأموریت ساعتی خود را ثبت کنند.
نکته مهم این است که برای ثبت مرخصی یا مأموریت ساعتی در یک ساعت، باید از قبل یک تردد در ساعت مورد نظر بر روی دستگاه حضور غیاب ثبت شده باشد، تا کاربر بتواند برای آن ساعت مجوز ساعتی ثبت کند.
در نرم افزار حضور و غیاب آنلاین نیز امکان ثبت درخواست مرخصی و ماموریت از طریق اپلیکیشن نصب شده بر روی گوشی پرسنل امکان‌پذیر است. پس از ثبت درخواستها، متصدی حضور و غیاب یا مدیر مربوطه درخواستها را از طریق اپلیکیشن یا پنل تحت وب مشاهده کرده و در صورت نیاز تأیید می‌کند.
2 نکته مهم
- ثبت مجوزهای ساعتی در سیستم حضور و غیاب، زمانی قطعی می‌شود که به تأیید مسئول مربوطه برسد و صرف ثبت توسط کاربر به معنی ثبت نهایی در سیستم حضور و غیاب نیست.
- معمولاً نظارت بر ورود و خروج کارکنان جهت مرخصی و مأموریت ساعتی، توسط واحد حراست (انتظامات) صورت می‌گیرد. به این صورت که تأییدیه خروج شخص توسط یک برگه یا به صورت الکترونیکی (نرم‌افزار) به رؤیت نگهبان یا مسئول حراست می‌رسد، سپس اجازه خروج صادر می‌شود.
|
بیشتر بدانید: |
بهترین نرم افزار حضور و غیاب کدام است؟