برای برقراری ارتباط و تبادل اطلاعات بین دستگاه حضور و غیاب و کامپیوتر روش‌های مختلفی وجود دارد. یکی از متداول ترین روش‌های ارتباطی، استفاده از پورت (درگاه) Usb است. در پاره ای از موارد، ارتباط از طریق اتصال پورت Usb کامپیوتر و دستگاه حضور و غیاب توسط کابل رابط Usb صورت می گیرد. اما در اکثر موارد از یک حافظه فلش (Flash disk) برای تبادل اطلاعات با دستگاه حضور و غیاب استفاده می شود. این روش بسیار ساده بوده و فقط کافی است، حافظه فلش را به پورت Usb دستگاه حضور و غیاب متصل نمائید. پس از اتصال بلافاصله اطلاعات ترددها و یا اطلاعات و تنظیمات دیگر بین دستگاه و فلش انتقال می یابد.

در برخی موارد برقراری ارتباط بین دستگاه حضور و غیاب و حافظه Flash انجام نمی‌گیرد. برای رفع مشکل می توانید به ترتیب مراحل ساده زیر را دنبال کنید و اگر در هر مرحله مشکل حل شد، مراحل بعدی را ادامه ندهید.

 

 -1 احتمال دارد اطلاعاتی بر روی دستگاه حضور و غیاب و حافظه فلش برای انتقال وجود نداشته باشد. البته در این مورد در اکثر مواقع پیامی مبنی بر عدم وجود اطلاعات، بر روی صفحه نمایشگر دستگاه حضور و غیاب ظاهر می گردد.

 

2- فلش را از دستگاه حضور و غیاب جدا کنید. پورت Usb دستگاه و فلش را از نظر وجود گرد و غبار یا هر مانع دیگر بررسی و در صورت لزوم پاکسازی کنید. سپس فلش را دوباره به همان پورت وصل کنید.

 

 -3 اگر پورت Usb دیگری بر روی دستگاه حضور و غیاب وجود دارد، فلش را به آن متصل نمائید.

 

 -4 فلش را از دستگاه حضور و غیاب جدا کنید. یکبار دستگاه را خاموش و روشن و یا Restart نمائید. بعد از اینکه دستگاه حضور و غیاب به صورت کامل روشن و آماده به کار شد، دوباره فلش را به آن وصل کنید.

 

-5 در بخش تنظیمات دستگاه حضور و غیاب، چک کنید که تنظیمات مربوط به پورت Usb تغییر نکرده باشد.

 

 -6حافظه فلش را از دستگاه حضور و غیاب جدا کرده و به یک کامپیوتر متصل کنید. آیا فلش توسط کامپیوتر شناسایی شده و محتویات آن قابل دسترسی است. اگر حافظه فلش توسط کامپیوتر هم شناسایی نمی شود، باید از یک فلش دیسک دیگر استفاده نمود.  در صورتیکه که حافظه فلش شناسایی شده ولی قابلیت  دسترسی به محتویات آن وجود ندارد، محدودیت های آنرا بردارید و یا یکبار آنرا فرمت کنید. اگر مشکل دسترسی به حافظه مرتفع نشد، باید آن را تعویض نمایید.

 

 -7بعضی از دستگاه های حضور و غیاب، فقط فلش‌های با فرمت Fat32 را شناسایی می کنند. اگر فرمت فلش چیز دیگری مثلا NTFS است، فلش را یکبار بر روی کامپیوتر با فایل سیستم Fat32 فرمت کنید.

 

نکته مهم: در صورت نیاز به فرمت کردن فلش، حتما از اطلاعات موجود بر روی آن بکاپ تهیه کنید.

 

در صورتیکه هیچ کدام از این مراحل، مشکل را مرتفع نکرد. باید دستگاه حضور و غیاب را جهت بررسی و تعمیر به شرکت مربوطه ارسال نمائید.