مسئله نظارت بر عملکرد و مدیریت حضور و غیاب کارکنان، یکی از دغدغه های اصلی مدیران کسب و کارها است. برای تعالی هر سازمان باید سیاست و برنامه ریزی آن سازمان در مقابله با عملکرد مختلف کارکنان تعیین شود. در این مقاله به 6 چالش مربوط به مدیریت حضور و غیاب کارکنان می پردازیم:
1. نحوه ثبت ساعت ورود و خروج
امروزه دیگر ثبت سنتی ورود و خروج منتفی شده و روشهای متنوع ثبت مکانیزه جایگزین آن گردیده است. ثبت تردد فیزیکی توسط دستگاه های حضور و غیاب متداول‌ترین نوع ثبت حضور و غیاب پرسنل می باشد که علاوه بر مزایای فراوان، معایبی نیز دارد. فراموشی ثبت تردد، گم کردن کارت ورود و خروج، ثبت کارت توسط فرد دیگر، عدم شناسایی اثر انگشت یا چهره توسط دستگاه حضور و غیاب، مشکلات فیزیکی دستگاه و هزینه تعمیر و نگهداری آن و ... از جمله مشکلات دستگاههای فیزیکی حضور و غیاب است.
در بحث دورکاری، مأموریت ها و انجام کار در محلی غیر از محل اصلی شرکت، معمولاٌ ثبت تردد توسط دستگاههای متداول حضور و غیاب میسر نیست. در این مواقع می توان از ثبت تردد آنلاین و ثبت توسط نرم افزار های آنلاین و اپلیکیشن گوشی هوشمند با خود اظهاری پرسنل استفاده کرد. دغدغه اصلی در این مورد بحث راستی آزمایی و اعتماد به خود اظهاری پرسنل در ثبت حضور و غیاب است.
2. تأخیر در حضور و شروع کار و غیبت کارکنان
مشکل بی نظمی کارکنان در ورود و خروج، خصوصاٌ تأخیر در حضور به موقع در محل کار، تقریباٌ گریبانگیر اکثریت ادارات و شرکتها است. نحوه برخورد با عدم حضور به موقع کارکنان در محل کار بسیار مهم است. تأخیر و غیبت کارکنان می تواند برنامه های یک شرکت را مختل کند. بنابراین با تدوین و اجرای درست آئین نامه های انضباطی در مورد ورود و خروج کارکنان، قطعاٌ برنامه ها و امور شرکت کمتر دچار مشکل خواهد شد.
3. سرقت زمان توسط کارکنان
سرقت زمان یعنی اختصاص زمان مربوط به کار، به امور غیر مرتبط با کار. برخی از کارکنان بخشهایی از ساعات کاری خود را صرف اموری مانند برقراری تماس تلفنی شخصی، مرور شبکه های اجتماعی و سایر موضوعات غیر مرتبط با کار می کنند. یکی دیگر از رایج ترین موارد مربوط به سرقت زمان، ترک زود هنگام کار برای ناهار و استراحت و یا بازگشت دیرهنگام از استراحت توسط پرسنل است. برای جلوگیری از سرقت زمان باید خط مشی و سیاستهای انضباطی مشخص در محیط کار داشته باشید و آنها را به کارکنان خود گوشزد نمائید.
البته سخت گیری بیش از حد در این مورد نیز توصیه نمی شود. بلکه باید به صورت منطقی و دوستانه، وظایف کاری و سیاستهای انضباطی را برای پرسنل توضیح داد.
4. اضافه کاری
برای پیشبرد امور مربوط به کسب و کار شاید نیاز به انجام اضافه کاری توسط کارکنان باشد. ارجاع اضافه کار به پرسنل باید با توافق و رضایت طرفین صورت گیرد. از طرف دیگر پرداخت هزینه های مربوط به دستمزد اضافه کاری می تواند یکی از چالشهای مدیران و رهبران مشاغل و کسب و کارها باشد. بنابراین با اتخاذ سیاستهای صحیح در مدیریت اوقات کار پرسنل می توان از تحمیل هزینه های اضافی به سازمان جلوگیری کرد.
5. انعطاف در ساعت کاری (شناوری(
شناوری به انعطاف پذیری و توافق کارفرما و کارکنان در مورد شروع و تکمیل ساعات کاری خود اشاره دارد. بیشتر شرکتها و حتی برخی از کارکنان ترجیح می دهند تا ساعت کاری ثابتی داشته باشند، مثلاٌ کار خود را از ساعت 8 صبح شروع کرده و رأس ساعت 5 عصر به پایان رسانند. بعضی از کارکنان تمایل دارند ساعت کاری خود را زودتر شروع کرده و زودتر به اتمام رسانند. در مقابل برخی دیگر با کار عصر و شب مشکلی ندارند.
آیا شما بعنوان کارفرما می خواهید تمامی کارکنان رأس یک ساعت مشخص کار خود را شروع کرده و در یک ساعت مشخص نیز کار را به اتمام برسانند؟ یا تمایل دارید برنامه های کاری را بر اساس توانایی ها و تمایل کارکنان خود تنظیم نمائید؟
تشخیص اینکه برخی افراد انعطاف پذیری را ترجیح می دهند و چگونگی تعیین ساعات کاری برای گروه های مختلف کاری، گامی بزرگ در توانمند سازی کارکنان و ایجاد بهره وری و راندمان کاری بالا در شرکت است.
6. مرخصی
یکی از حقوق در نظر گرفته شده برای کارکنان در قانون کار، مرخصی است. استفاده از مرخصی باعث تجدید قوا و ایجاد انگیزه بیشتر جهت انجام امور محوله می شود. مدیریت مرخصی کارکنان بخصوص در مشاغل حساس، شاید کمی چالش برانگیز و سخت باشد، اما با مدیریت صحیح آن بین کار و زندگی کارکنان تعادل ایجاد شده و کارایی و بهره وری آنها بالا می رود.
سخن آخر
ارائه یک سیاست ثابت جهت مدیریت حضور و غیاب پرسنل در تمامی شرکتها نمی تواند صد در صد کارایی داشته باشد. بلکه هر مجموعه ای با توجه به شرایط درون سازمانی خود می تواند از سیاستهای مختلفی جهت کنترل ورود و خروج و مدیریت بهینه اوقات کار پرسنل استفاده نماید.
برای مدیریت صحیح پرسنل،خودتان را کمی جای کارکنان خود بگذارید و اگر حتی در زمان بندی سخت گیر هستید، کیفیت کار پرسنل را نیز در نظر بگیرید. گاهی کیفیت از کمیت بهتر است.
برای پایش و مدیریت صحیح پرسنل نیاز نیست به صورت دائمی در شرکت حضور داشته باشید، بلکه با استفاده از ابزار و تکنولوژیهای مناسب و تدوین و ابلاغ آئین نامه های راهبردی و درست، می توانید بر حضور و غیاب و ساعات کاری پرسنل خود اشراف کامل داشته و برنامه ها و سیاستهای خود را به خوبی پیش ببرید.
از اینکه تا انتها با ما همراه شدید، سپاسگزارم. خواهشمندم با نظرات ارزشمند خود ما را در ارائه مطالب کاربردی و مفید یاری فرمائید.
بیشتر بدانید
وظایف و مهارت‌های مدیریت منابع انسانی
6 پیشنهاد مؤثر برای مدیریت حضورغیاب کارکنان
نقش و اهمیت نیروی انسانی دز سازمان
