ساعات کار پرسنل معیار مهمی برای سنجش عملکرد کارکنان است و به عنوان ورودی اصلی برای سیستم حقوق و دستمزد محسوب می‌شود. با این حال شرکت های بزرگ، مدیریت حضور و غیاب کارکنان را به عنوان یکی از بزرگترین چالش‌ها می‌دانند! توانایی سازمان در ثبت ، به روزرسانی و مدیریت سوابق حضور و غیاب کارکنان خود، امر بسیار مهمی است که باید مورد توجه قرار گیرد.
بر اساس نظرسنجی کسلر اینترنشنال از کارکنان مشاغل خرده فروشی و خدماتی، 80٪ پرسش شوندگان اعتراف به "سرقت زمان" یا "اتلاف وقت" کردند. تصور کنید که مدیریت یک سازمان بزرگ بدون راهکار مناسب و قوی برای مدیریت سوابق حضور و غیاب کارکنان چقدر دشوار است!
در عصر مدرن فناوری امروز ، یافتن یک سیستم حضور و غیاب مؤثر برای یک سازمان کار دشواری نیست. اما آنچه باید مد نظر باشد، ابزاری است که نه تنها زمان حضور و غیاب کارمندان را ثبت می کند ، بلکه رهبران منابع انسانی را قادر می‌سازد تا تصمیمات استراتژیک مربوط به بهره وری ، عملکرد ، هزینه نیروی کار و هزینه کارمندان را اتخاذ کنند.
برای پاسخ به این سؤال قدیمی - "در سیستم حضور و غیاب به دنبال چه چیزی باید بگردم؟" ، در اینجا چهار فاکتور مهم بیان می‌کنیم که می‌توانید هنگام جستجوی یک راه حل حضور و غیاب مبتنی بر فناوری که کاملاً متناسب با چشم انداز کلی منابع انسانی شما است ، تمرکز کنید:
1. ثبت زمان ، زمانبندی و منظم سازی
با پیشرفت تکنولوژی، کسب و کارها دیگر محدود به استفاده از تکنولوژی‌های قدیمی مانند رمز و کارت نیستند. فناوری‌های جدید مانند بیومتریک‌ها (اثر انگشت، تشخیص چهره) ، فناوری‌های مبتنی بر موبایل (NFC، Bluetooth) و QrCode راهکاری متنوعی جهت احراز هویت و ثبت تردد در اختیار شما قرار می‌دهند. علاوه بر این‌ها، حضور و غیاب آنلاین مبتنی موقعیت مکانی (Location) ، راهکار جدیدی است که برای ردیابی و ثبت تردد نیروی کار سیار مورد استفاده قرار می‌گیرد. بنابراین ، در عصر حاضر راهکارهای نوین بهتر از روشهای قدیمی ثبت تردد عمل می‌کنند و امکانات بیشتری در اختیار شما قرار می‌دهند.
علاوه بر این ، با توسعه و گسترش کسب و کارها ، برنامه های کاری انعطاف پذیر و محبوب مانند دورکاری، برای کارکنان برای کار در خانه مورد استفاده قرار می‌گیرند. مطالعه ای که توسط American Sociological Review انجام شد، نشان می‌دهد کارکنانی که ساعت کاری انعطاف پذیر دارند نسبت به همتایان خود بهتر می‌خوابند، بیشتر احساس سلامتی می کنند و استرس کمتری دارند. بنابراین ، یافتن یک سیستم مدیریت زمان که بتواند برنامه‌های انعطاف پذیر ایجاد کرده و به ردیابی / مدیریت تغییرات کمک کند ، ضروری به نظر می‌رسد.
سناریوی کارمندی را در نظر بگیرید که انتظار می رود در خارج از محل کار خود برای چند ساعت مشخص در فضای کاری مشتری کار کند. داشتن یک سیستم حضور و غیاب که دارای گردش کار داخلی باشد و از کارمندان پشتیبانی کند تا ساعات کار خارج از محل کار خود را به طور منظم تنظیم کنند ، یک مزیت قطعی برای هر سازمانی است. البته برای جلوگیری از سوء استفاده‌های احتمالی ، می‌توان تأیید مدیر را برای چنین درخواست های مطرح شده اجباری کرد ، زیرا مطمئناً در حقوق کارکنان تأثیر گذار است.
2. یکپارچه سازی و ادغام
آیا تا به حال در شرایطی بوده اید که شما را ملزم به کار بر روی داده های پرسنلی کند که در سیستم های مختلف متفاوت وجود دارد ( اطلاعات جداگانه برای سیستم‌های مدیریت منابع انسانی ، حضور و غیاب ، حقوق و دستمزد و سیستم‌های مشابه)؟ آیا رتبه بندی عملکرد کارکنان از طریق سیستم مدیریت عملکرد و داده های بهره وری از سیستم حضور و غیاب برای ارزیابی عملکرد سالانه ، باعث به زحمت افتادن شما شده است؟
تصور کنید وارد سیستمی شوید که در آن اطلاعات مربوط به سوابق پرسنل ، حضور و غیاب و حتی رتبه بندی عملکرد آنها را از طریق یک رابط یکسان و بدون توجه به اینکه پرسنل در کدام بخش مستقر شده باشد ، در مقابل خود می یابید. آیا این روش ، دور از واقعیت به نظر می‌رسد؟ دیگر نه! یکپارچه سازی سیستم حضور و غیاب با اتوماسیون‌های دیگر مانند حقوق و دستمزد، اتوماسیون‌های اداری ، آموزش ، کارگزینی و ... ، علاوه بر یکپارچه سازی اطلاعات، مزایای بسیاری در پی خواهدداشت.
3. گزارش‌گیری
اندازه گیری معیارهای کلیدی برای تولید گزارش های مربوط به حضور و غیاب کارکنان بسیار پر اهمیت است. اما این گزارشات زمانی کارایی خواهد داشت که سازمان ها بتوانند از این گزارش ها استفاده عملی کنند. بسته به اندازه ، صنعت و جغرافیایی که سازمان ها در آن فعالیت می کنند ، مطمئناً سطح شفافیت و دید لازم افزایش می یابد.
شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ باید به دنبال راهکاری باشند که نه تنها اطلاعات اساسی در مورد جدول زمانی کارمندان را ارائه دهد بلکه داده های متمرکز بهره‌وری پرسنل را نیز تولید کند.
4. تجربه کارمند
ما اغلب با این عبارت روبرو می شویم - سادگی نهایت پیچیدگی است ، ایدئولوژی که به اعتقاد من به موفقیت بازار اپل کمک کرده است. می‌دانیم که اپل تجربه کاربری را در راس همه اختراعات خود قرار داده است. خوب ، این مساله بد نیست که موفقیت هر سیستمی مستقیماً با تعداد کاربرانی که به طور مؤثر از آن استفاده می کنند متناسب باشد. سیستم حضور و غیاب هم از این قاعده مستثنی نیست!
شخصی سازی سیستم‌ها مبتنی بر کاربر ، امری کلیدی و پر اهمیت است. هر راهکاری باید بصری باشد تا هشدارها و اعلان ها را نشان دهد تا در صورت لزوم قابل اجرا باشد. پذیرش کاربر تأثیر مهمی در موفقیت اجرای هر سیستم خواهد داشت. اغلب اوقات ، همیشه یک روش کاربرپسند تأثیر مستقیم در افزایش پذیرش کاربر دارد.
یک راهکار انعطاف پذیر و مقیاس پذیر حضور و غیاب برای هر سازمانی مهم است ، صرف نظر از ماهیت ، اندازه یا گستردگی جغرافیایی. یک سیستم حضور و غیاب مناسب که تلاقی فناوری‌های پیشرفته و کارایی غنی برای پاسخگویی به نیازهای منحصر به فرد حضور و غیاب سازمان‌ها و شرکت‌ها است ، یک نیاز انکارناپذیر است.
منبع : https://www.neeyamo.works
