نرم افزار Microsoft Excel جزو مهمترین ابزار و نرم‌افزارهای کاربردی است که در هر کسب و کاری استفاده می‌شود. بعضی از کاربران از این نرم افزار برای تهیه لیست حضور و غیاب پرسنل استفاده می کنند. در این بخش آموزش طراحی لیست حضور و غیاب در اکسل و لینک دانلود فرم اکسل حضور و غیاب در اختیار شما قرار می گیرد. در انتها بررسی میکینم که آیا واقعاً این نرم افزار کارایی لازم جهت محاسبه ساعت کاری را دارد یا نه؟
نرم‌افزارهای صفحه گسترده کاربردهای فراوانی در مشاغل مختلف دارند. از جمله این کاربردها می‌توان به تهیه لیست‌ها و جداول مختلف، برنامه‌ریزی، کنترل و گزارش دهی پروژه‌ها، ترسیم نمودارها و چارت‌ها و ... اشاره کرد. شما هم قطعاً به عنوان یک کارمند، مهندس یا مدیر، کمابیش با این نرم‌افزارها سر و کار داشته‌اید و بسیاری از کارهای خود را از این طریق انجام داده‌اید. مزایای فراوان نرم‌افزارهای صفحه گسترده همچون اکسل، بسیاری از کاربران را وابسته این نرم‌افزارها کرده است، تا حدی که بدون استفاده از آن، کارایی و بهره‌وری به طور قابل توجهی کاسته می‌شود.
برخی از کاربران قدیمی حضور و غیاب در سال‌های گذشته از نرم‌افزار اکسل جهت ثبت تردد و محاسبه کارکرد پرسنل استفاده می‌کردند و در حال حاضر نیز، افرادی هستند که به این نرم‌افزار وفادارند و با وجود ظهور نرم‌افزارهای پیشرفته حضور و غیاب حاضر به دل کندن از این نرم‌افزار نیستند. در ویدئوی زیر آموزش طراحی تهیه لیست حضور و غیاب پرسنل در اکسل را مشاهده می کنید.
برای دانلود نمونه فایل اکسل حضور و غیاب می توانید از لینکهای زیر استفاده نمائید:
ما یک مقاله کامل راجع به لیست حضور و غیاب در سایت مجله حضور و غیاب نوشتیم، که ویدئوهای و لینکهای دانلود بیشتری هم داره. اگر دوست داشتید، اون پست رو هم ببینید.
اما این سؤال مطرح است : آیا واقعاً اکسل یا هر نرم‌افزار صفحه گسترده‌ای، کارایی لازم جهت مدیریت حضور و غیاب کارکنان را دارد؟
در ادامه به بررسی این موضوع می‌پردازم. اگر علاقمند به این موضوع هستید، تا انتها با من همراه باشید.
1 امنیت
یکی از مهمترین نکات در حضور و غیاب ، امنیت اطلاعات کارکرد پرسنل است. اکسل برای حفاظت از اطلاعات شما، از امنیت مناسبی برخوردار نیست و ممکن است یک فرد نه چندان حرفه‌ایی با کمی صبر و حوصله از تمامی لایه های امنیتی آن رد شود و به اطلاعات شما دسترسی پیدا کند. گرچه با رعایت نکات امنیتی مناسب شاید بتوانید تا حد قابل قبولی از اطلاعات حضور و غیاب خود محافظت نمایید، ولی امنیت اطلاعات در اکسل قابل مقایسه با نرم‌افزار حضور و غیاب نیست.
علاوه بر دسترسی آسان افراد متفرقه به اطلاعات اکسل، احتمال دارد فایل حاوی اطلاعات به صورت سهوی یا عمدی از طریق دیگران، به خصوص در بستر شبکه حذف شود.
2 فراخوانی اطلاعات دستگاه حضور و غیاب
نرم‌افزار اکسل امکان ارتباط با دستگاه حضور و غیاب و تبادل اطلاعات با دستگاه را ندارد. تنها گزینه در دسترس در نرم‌افزارهای صفحه گسترده همچون اکسل، ورود دستی اطلاعات است. ورود اطلاعات تعداد پرسنل کم شاید چندان دشوار نباشد، اما ورود اطلاعات کارکنان یک سازمان بزرگ در نرم‌افزار اکسل، غیر قابل تصور است.
3 امکانات شبکه
استفاده همزمان چند نفر از اطلاعات حضور و غیاب در یک فایل اکسل، کار عقلانی نیست. اگر چند نفر بخواهند به طور همزمان از یک فایل اکسل تحت شبکه استفاده کنند، حتما باید منتظر مشکلاتی ناخواسته و برخی دوباره کاری‌ها باشید.
اصلاً ! اکسل نرم‌افزاری نیست که بتواند اطلاعات یکسان را به طور همزمان در اختیار چند نفر قرار دهد.
4 دستکاری و حذف سهوی اطلاعات
انجام محاسبات حضور و غیاب بوسیله فرمولها و تنظیمات خاصی انجام می‌شود. در نرم‌افزار حضور و غیاب این فرمولها و تنظیمات در پشت صحنه نرم‌افزار انجام شده است و در دسترس کاربر نیست.
اما در اکسل اگر سلول‌های حاوی فرمولها قفل نباشند، به سختی می‌توان به خروجی این فایل اطمینان کرد، زیرا امکان تغییر ناخواسته فرمول‌های محاسباتی توسط کاربر در هر بار ورود اطلاعات وجود دارد.
اکسل یک صفحه گسترده است که امکان تایپ هر چیزی در آن وجود دارد. بنابراین امکان دارد در یک سلولی که باید ساعت ورود یا خروج تایپ شود، به اشتباه یک کلمه و حرف وارد شود و به همین سادگی محاسبات کارکرد به مشکل می‌خورد. اما در نرم‌افزار حضور و غیاب امکان رخ دادن چنین اشتباهی وجود ندارد.
احتمال جابجایی ساعات تردد در روزهای مختلف، جابجایی کارکرد پرسنل با یکدیگر، از دیگر خطاهای احتمالی در اکسل است.
به طور کلی احتمال بروز اشتباه و خطا در محاسبه کارکرد در اکسل زیاد است و این احتمال با افزایش تعداد کارکنان بیشتر می‌شود.
5 از دست رفتن اطلاعات
آیا برای شما هم پیش آمده است که به اشتباه فایل اکسلی را که به آن احتیاج داشته‌اید، Shift+Delete کرده باشید؟
آیا برای شما اتفاق افتاده که پس از صرف ساعت‌ها وقت و زمان بر روی فایل اکسل، ناگهان کامپیوترتان خاموش شده باشد؟ یا زمانی که فکر می‌کردید کار شما به پایان رسیده است ناگهان میبینید که فایل شما دیگر قابل استفاده نیست و مجبور شوید همه چیز را از اول شروع کنید؟
هر کاربر اکسل حداقل یک یا چند بار با این مشکل روبرو بوده است.
با استفاده از نرم افزار حضور و غیاب خیالتان از این بابت راحت‌تر خواهد بود.
6 دسترسی و ویرایش اطلاعات در پلتفرم‌های دیگر
اکسل امکان کاربری راحت و آسان در گوشی‌های هوشمند و تبلت‌ها در اختیار شما قرار نمی‌دهد. شاید شما بتوانید در گوشی‌تان اطلاعات اکسل را مشاهده کنید، اما نمی‌توانید به آسانی اطلاعات آن را ویرایش کنید و یا اطلاعات جدید وارد نمایید.
در ضمن امکان دسترسی و ویرایش فایل‌های اکسل در سیستم‌عامل های دیگر وجود ندارد و در این مورد نیز به مشکل برخورد می‌کنید.
6 راحتی کاربر
قطعاً انجام امور مربوط به حضور و غیاب در نرم‌افزار اکسل برای کاربران عادی کاری دشوار است. در مقابل کاربران مبتدی می‌توانند از طریق فرم‌های ساده در نرم‌افزار حضور و غیاب، به راحتی اطلاعات را ثبت یا ویرایش کنند.
جستجو و دسترسی به اطلاعات در نرم‌افزار حضور و غیاب نسبت به اکسل بسیار ساده تر است.
در کل کار با اکسل به خصوص در پروژه‌های بزرگ به تخصص و تسلط بالایی نیاز دارد و یک کاربر عادی از عهده چنین کاری بر نمی‌آید.
6 گزارش گیری
مهمترین بخش نرم‌افزار حضور و غیاب، بخش گزارش‌گیری آن است. بی‌شک کارایی یک نرم‌افزار حضور و غیاب در ارائه گزارش‌های آن نمایان می‌شود. امکانی که نمی‌توانید به راحتی در اکسل به آن دسترسی داشته باشید.
یک کاربر عادی از عهده تهیه گزارشات مختلف از اطلاعات اکسل بر نمی‌آید و این کار همواره مستلزم بهره‌گیری از یک فرد متخصص در اکسل است. علاوه بر این دستیابی به انواع گزاش، نیازمند صرف وقت بیشتری است.
اما در نرم‌افزار حضور و غیاب، هر کاربر مبتدی می‌تواند با چند کلیک ساده به انواع گزارشات دسترسی داشته باشد.
نتیجه
هرچند صفحات گسترده (اکسل یا شیت‌های گوگل) امکانات ارزشمندی جهت روندهای روزمره کسب و کار شما ارائه می‌دهند و در بسیاری از موارد کارگشا هستند، اما توصیه می‌کنم که جهت محاسبات کارکرد و حضور و غیاب مجموعه کاری خود از آن‌ها استفاده نکنید. چرا که این نرم‌افزارها فاقد قابلیت اتوماسیون (خودکار سازی فرآیندها) هستند و امکانات ضعیفی جهت انجام محاسبات حضور و غیاب دارند.
شاید بگویید؛ اکسل مجانی است! (به خصوص که در ایران عادت کرده‌ایم از نرم‌افزارها به صورت مجانی استفاده کنیم.)
شاید هم بگویید نصب و راه‌اندازی و استفاده از اکسل بسیار سریع و ساده است.
اما با همه این اوصاف و با توجه به مواردی که ذکر شده، نرم‌افزار Excel قابلیت مدیریت حضور و غیاب در کسب و کارها را ندارد. به خصوص اگر اطلاعات شما پیچیده و با حجم اطلاعات زیاد باشد.
از طرف دیگر، نرم‌افزارهای حضور و غیاب رایگانی وجود دارند که بسیار بهتر و بهینه‌تر از اکسل، مدیریت کارکرد و حضور و غیاب پرسنل را انجام می‌دهند.
بیشتر بدانید
مزایای استفاده از سیستم حضور و غیاب
آشنایی با امکانات نرم افزار حضور غیاب
