2 نکته مهم که باید در ابتدای سال کاری جدید در سیستم‌های حضور و غیاب مورد توجه قرار گیرد

 

چند سال پیش که در بخش پشتیبانی یکی از شرکت‌های حضور و غیاب مشغول به کار بودم، همواره ابتدای سال جزو شلوغترین زمان‌های کاری ما بود.

تعداد زیادی از مشتریان برای آغاز سال کاری جدید در سیستم حضور وغیاب به مشکل بر می‌خوردند و جهت رفع مشکل با بخش پشتیبانی تماس می‌گرفتند.

کاربرانی که تماس می‌گرفتند، یا از عدم تغییر ساعت دستگاه حضور و غیاب شکایت داشتند و یا نمی‌توانستد در سال جدید ورود و خروج پرسنل را در نرم افزار مشاهده کنند. 

در این نوشتار قصد داریم به این دو موضوع بپردازیم و راهکارهای موجود را بررسی کنیم. تا انتها با ما همراه باشید.

تغییر ساعت رسمی کشور و تنظیم ساعت دستگاه حضور غیاب

قانون تغییر ساعت رسمی ایران، قانونی است که به موجب آن ساعت رسمی کشور هر سال در ساعت ۲۴ روز اول فروردین ماه یک ساعت به جلو کشیده می‌شود و در ساعت ۲۴ روز سی‌ام شهریور ماه به حالت قبلی برگردانده می‌شود. این کار به منظور استفادهٔ بیشتر از روشنایی روز انجام می‌شود.بنابراین نیاز است که این تغییرات در سیستم‌ حضور و غیاب (دستگاه و کامپیوتر) اعمال گردد.


دغدغه تغییر ساعت بیشتر در دستگاه‌های حضور و غیاب قدیمی وجود دارد و در اکثر دستگاه‌های جدید با تغییر خودکار ساعت این مشکل مرتفع شده است.

 

اما توضیحی کوتاه در این مورد نیز خالی از لطف نیست.

 

تنظیم ساعت دستگاه حضور غیاب در سال جدید به چند روش انجام می‌گیرد.

 

1. در سیستم‌های حضور و غیاب تحت شبکه، به خصوص سیستم‌های تحت وب و آنلاین، معمولاً تاریخ و ساعت دستگاه حضور و غیاب به صورت مستمر با تاریخ و ساعت سرور تنظیم می‌گردد و به دلیل اینکه معمولاً تغییر ساعت در ابتدا و اواسط سال در سرورهای سازمان‌ها در نظر گرفته شده و به صورت خودکار انجام می‌گیرد، بنابراین در این شرایط مشکل و دغدغه‌ای از بابت تغییر ساعت دستگاه حضور و غیاب نخواهید داشت.

 

2. در دستگاه‌های حضور و غیاب و کنترل تردد جدید، در ابتدای فروردین و انتهای شهریور، تنظیم ساعت  به صورت خودکار انجام می‌شود. این قابلیت Day Light Saving نام دارد. بنابراین با داشتن این قابلیت نیز خیالتان از بابت تغییرات ساعت دستگاه حضور و غیاب راحت است.

 

3. اگر سیستم حضور و غیاب شما جزو دو گروه بالا نیست، نگران نباشید. کافی است قبل از ورود کارکنان به شرکت در سال جدید، ساعت دستگاه حضور و غیاب را به صورت دستی تنظیم کنید. برای این کار کافی است با نرم‌افزار موجود بر روی کامپیوتر به دستگاه حضور غیاب متصل شده و به سادگی تنظیمات مورد نظر را انجام دهید. راهکار ساده تر این است که از طریق منوهای موجود بر روی دستگاه حضور و غیاب و در بخش تنظیمات تاریخ، ساعت دستگاه را تغییر دهید.

 

 

سال عملیاتی جدید

در نرم‌افزار‌های حضور و غیاب ، معمولاً سال‌های کاری مختلف (مثلاً 1398 ، 1399 ، 1400) از هم تفکیک هستند و شما باید برای سال جدید، یک سال کاری (عملیاتی) جداگانه ایجاد کنید.

بنابراین تا شما سال جدید را در نرم‌افزار ایجاد نکنید، نمی‌توانید ورود و خروج و کارکرد پرسنل را  در سال جدید مشاهده و محاسبه کنید. مثلاً امکان محاسبه کارکرد پرسنل برای سال 1400، در سال عملیاتی 1399 امکانپذیر نمی‌باشد.

پس قبل از شروع کار در سال جدید، در نرم‌افزار حضور و غیاب به بخش تنظیمات مورد نظر بروید و با یک یا چند کلیک ساده، سال جدید را ایجاد کنید.