نرم افزار حضور و غیاب چه امکاناتی در اختیار ما قرار می‌دهد؟
هدف اصلی استفاده از نرم‌افزار حضور و غیاب، مدیریت دقیق بر عملکرد کاکنان و افزایش بهره‌وری سازمان است. نرم‌افزار حضور و غیاب با امکاناتی ( همچون مدیریت تردد، اضافه‌کاری، کسرکار، غیبت و ...) که در اختیار ما قرار می‌دهد، از هدر رفت زمان جلوگیری کرده و باعث می‌شود، مدیریت بهتری بر عملکرد کارکنان خود داشته باشیم.
با توجه به سیاست‌ها و نیاز‌های سازمان، هر نرم‌افزار حضور و غیابی می‌تواند امکانات متنوعی در اختیار ما قرار دهد. اما یک‌سری از امکانات و قابلیت‌ها هستند که در تمامی نرم‌افزارها مشترکند.
در ادامه به مهمترین امکانات موجود در یک نرم‌افزار حضور و غیاب می‌پردازیم.
تعاریف و تنظیمات اولیه (اطلاعات پایه)
یکی از بخش‌های نرم‌افزار حضور و غیاب به تعریف اطلاعات اولیه از جمله مشخصات پرسنلی، گروه‌های کاری، واحدها، ضرایب مختلف، تقویم، شیفت‌ها، تعطیلات و ... اختصاص دارد. این مشخصات قابل ویرایش است و در هر زمانی می‌توانید هر قسمتی را که خواستید، اصلاح نمائید. مهمترین گزینه‌های موجود در بخش تعاریف اولیه عبارتند از :
1 اطلاعات کارکنان
در این قسمت، مشخصات پرسنلی از جمله نام و نام خانوادگی، جنسیت، شماره ملی، شماره پرسنلی، واحد مرتبط ، شیفت مرتبط و ... ثبت می‌شود.
2 شیفت‌های کاری
تعریف شیفت، از الزامات کار با نرم‌افزار حضور و غیاب است. در هر کسب و کاری حداقل یک شیفت کاری وجود دارد. برخی از مشاغل نیز، شیفت‌های کاری گوناگونی دارند.
شیفت یک الگوی زمانی است که کارکنان را موظف می‌کند در یک بازه زمانی مشخص در محل کار حضور داشته باشند.
در بخش شیفت، شما می‌توانید انواع شیفت‌های کاری مرتبط با کارکنان خود را تعریف کنید.
3 ثبت تعطیلات رسمی
معمولاً در یک نرم‌افزار حضور و غیاب، تعطیلات رسمی کشور به صورت پیش فرض تعریف شده است. تعطیلاتی (رسمی، توافقی) که در طی سال در پیش داریم، باید در این بخش تعریف شده باشد. در غیر این‌صورت برای کارکنان غیبت ثبت خواهد شد.
در صورتی که در تقویم پیش فرض سیستم ، روز تعطیل مورد نظر شما وجود ندارد، می‌توانید آن روز را به عنوان روز تعطیل تعریف نمایید.
تنظیمات نرم افزار
در این بخش می‌توانید برخی از پارامترها و ضرایب مورد نیاز را تنظیم نمایید.
ضرایب اضافه کاری روز تعطیل، تأخیر، کسر کار، غیبت، تبدیل مرخصی ساعتی به روزانه، انتقال مرخصی به سال بعد و ... در این قسمت قابل ویرایش و تغییر می‌باشد.
در بعضی از نرم‌افزارها، تنظیمات بانک اطلاعاتی نرم افزار نیز در این بخش گنجانده شده است.
ارتباط با دستگاه حضور و غیاب
در بیشتر نرم‌افزارهای حضور غیاب، بخشی برای ارتباط و تبادل اطلاعات با دستگاه حضور و غیاب در نظر گرفته شده است. در این بخش مشخصات دستگاه یا دستگاه‌های حضور و غیاب تعریف شده و پارمترهای ارتباط با آنها تنظیم می‌گردد.
توسط گزینه‌های این قسمت می‌توانید با دستگاه‌های حضور و غیاب ارتباط برقرار کرده و اطلاعات مورد نظر را رد و بدل کنید. تخلیه اطلاعات تردد دستگاه‌ها، اعمال تنظیمات مورد نظر بر روی دستگاه حضور و غیاب و .... در این بخش قابل انجام است.
مشاهده و اصلاح ترددها
این بخش شامل دو بخش است :
1 ثبت و اصلاح تردد
با تخلیه دستگاه حضور و غیاب، اطلاعات تردد کارکنان در بانک اطلاعاتی نرم افزار ذخیره شده و قابل دسترسی است. یکی از قابلیت‌های کاربردی نرم افزار حضور غیاب این است که می‌توان ترددهای خوانده شده را مشاهده کرده و در صورت نیاز اصلاحات لازم را بر روی آن انجام داد. ( حذف تردد، ویرایش تردد ، ایجاد تردد جدید)
بسیار پیش می‌آید که ترددهای تخلیه شده از دستگاه حضور و غیاب نیاز به ویرایش داشته باشند. به موارد زیر توجه کنید:
کارمندی هنگام ورود یا خروج فراموش می‌کند تا تردد خود را ثبت کند.
کارمند دیگر به اشتباه دو تردد در ورود یا خروج ثبت می‌کند.
به‌علت نقص فنی دستگاه حضور و غیاب، امکان ثبت تردد کلیه پرسنل در یک بازه زمانی امکان‌پذیر نمی‌باشد.
عدم ثبت تردد یا ثبت تردد اضافی، محاسبه کارکرد پرسنل مربوطه را در آن بازه زمانی دچار اختلال می‌کند. بنابراین نیاز به ویرایش و اصطلاحات دارد.
تمامی این موارد، در بخش ترددها، قابل مشاهده و ویرایش است.
2 ثبت مرخصی و مأموریت
مرخصی و مأموریت پرسنل به خصوص مرخصی و مأموریت روزانه بر روی دستگاه حضور غیاب ثبت نمی‌شود. برای ثبت این موارد باید از نرم‌افزار حضور غیاب استفاده کرد. در بخش مشاهده و اصلاح اطلاعات حضور و غیاب، گزینه‌ای برای درج مأموریت و مرخصی کارکنان در تاریخ مورد نظر در نظر گرفته می‌شود.
گزارشات
عملکرد نهایی یک سیستم حضورغیاب در بخش گزارشات نرم‌افزار حضور و غیاب نمایان می‌شود. داشتن بهترین دستگاه و نرم‌افزار حضور غیاب بدون دسترسی به گزارشات مورد نظر، کارایی چندانی نخواهد داشت.
در این بخش می‌توانید انواع گزارشات شامل گزارش کارکرد روزانه، ماهانه و سالیانه، گزارش تأخیر و کسر کار، گزارش انواع مرخصی و مأموریت، گزارش انواع اضافه کاری، گزارش ورود و خروج های ناقص، گزارش مشخصات کلی پرسنل و گزارشات متنوع دیگر را تهیه نمایید.
علاوه بر موارد ذکر شده، می‌توانید گزارشات مورد نظر را به صورت فرمت‌های دلخواه از جمله PDF ، Text و Excel ذخیره کنید.
ارتباط با سایر نرم‌افزارها
بعضی از نرم‌افزارهای حضور غیاب، امکان برقراری ارتباط با سایر نرم‌افزارها را برای شما فراهم می‌کنند. به طور مثال در این بخش می‌توانید مشخصات کارکنان را از نرم‌افزار پرسنلی بخوانید و یا اطلاعات نهایی حضور و غیاب را به نرم افزار حقوق و دستمزد انتقال دهید.
امکانات متفرقه
قابلیت به روز رسانی
به روز رسانی نرم‌افزار حضور و غیاب، ایرادات نرم‌افزار را رفع کرده و امکانات کامل‌تری در اختیار شما قرار می‌دهد.
تهیه پشتیبان (Backup)
یکی از الزامات هر نرم‌افزاری، امکان تهیه پشتیبان از اطلاعات آن است. با داشتن یک کپی از آخرین اطلاعات حضور غیاب، خیالتان راحت‌تر خواهد بود. پشتیبان گیری از اطلاعات به دو صورت دستی و خودکار قابل انجام است.
اطلاع رسانی
امکان اطلاع رسانی وضعیت تردد کارکنان، قابلیت جدیدی است که در برخی از نرم‌افزارهای حضور و غیاب وجود دارد. با ارسال پیام کوتاه (SMS) یا ایمیل می‌توان موارد مهم حضور و غیاب از جمله غیبت، کسر کار، تردد ناقص، تأیید و یا رد درخواست های پرسنل و ... را به مدیران، کارکنان و ... اطلاع رسانی کرد.
بیشتر بدانید
آشنایی با نرم‌افزار حضورغیاب تحت وب
اهمیت گزارشات در نرم افزار حضور و غیاب
