گارانتی و خدمات پس از فروش در حضور و غیاب

اهمیت گارانتی و خدمات پس از فروش در سیستم‌ های حضور غیاب

دو مولفه مهم در کسب رضایت مشتری در فروش هر محصولی، عبارت است از کیفیت محصول و کیفیت خدمات پس از فروش (پشتیبانی محصول) . در کسب رضایت مشتریان، کیفیت خدمات پس از فروش ارزش بالاتری نسبت به ارائه خود محصول دارد و بهترین تبلیغ برای فروش بیشتر محصولات است. داشتن بهترین دستگاه حضور غیاب بدون دریافت خدمات پشتیبانی مناسب ، به مرور افزایش مشکلات سیستم حضور و غیاب و ایجاد نارضایتی مشتری را در پی خواهد داشت.

خدمات پس از فروش (پشتیبانی) دستگاه حضور و غیاب شامل پاسخگویی و راهنمایی تلفنی جهت رفع مشکلات، راهنمایی و رفع مشکل از طریق اینترنت (Remote) ، انجام تعمیرات دستگاه‌های معیوب ، ارائه خدمات در محل مشتری ، ارائه آموزش‌های مورد نیاز کاربران ، ارائه اصلاحات و به روز رسانی های نرم افزاری ، ارائه ملزومات جانبی از جمله کارت و ... می باشد.

شرکت‌های فروشنده می توانند با گنجاندن سوألات متداول کاربران در باره سیستم حضور و غیاب مربوطه و ارائه در سایت ، ارائه آموزشهای کوتاه و کاربردی و قراردادن نرم افزارهای مورد نیاز در سایت شرکت جهت دانلود ، علاوه بر اینکه کمک شایانی به مشتریان و کاربران جهت دسترسی به ابهامات و رفع برخی مشکلات خواهد کرد، از ترافیک خطوط تلفن و حجم کاری بخش پشتیبانی شرکت نیز خواهد کاست.

شرکت‌های ارائه دهنده سیستم‌های حضور غیاب موظف هستند که با بهره گیری از کارشناسان خبره و تکنولوژی‌های برتر روز و رعایت نظم و انصاف، بهترین خدمات را به مشتریان خود ارائه نمایند.

یکی از نارضایتی های عمده مشتریان از شرکتهای حضور و غیاب، گلایه از برخورد نامناسب کارکنان بخش پشتیبانی است. بنابراین علاوه بر داشتن تخصص لازم ، یکی از ویژگی‌های مورد نیاز کارکنان خدمات پس از فروش ، داشتن سعه صدر و رعایت ادب در جوابگویی به مشتریان می باشد.

یکی از موارد اصلی در بخش خدمات پس از فروش ، مدت گارانتی دستگاه حضور و غیاب است. بیشتر شرکت‌ها دستگاه خود را یکسال گارانتی می کنند که در صورت بروز مشکل برای دستگاه حضور غیاب ، شرکت گارانتی کننده موظف است مشکل دستگاه را مرتفع نماید. برخی شرکت‌ها علاوه بر گارانتی دستگاه ، برخی قطعات را مانند سنسور اثر انگشت به مدت بیشتری گارانتی می کنند. نکته مهم در مورد بخش گارانتی دستگاه حضور و غیاب، برچسب یا پلمب گارانتی دستگاه است، که در صورت مخدوش شدن آن ، گارانتی دستگاه ملغی می گردد. بنابراین کاربران مربوطه باید دقت لازم را در این مورد معمول دارند.

برخی از شرکت‌ها نیز برای ارائه گارانتی دستگاه خریداری شده، شرط نصب و راه اندازی اولیه دستگاه توسط نصاب و نماینده شرکت را دارند که این نصب و راه اندازی اولیه معمولا به صورت رایگان انجام می گیرد.

نکته مهم دیگر در بخش خدمات پس از فروش،‌ پشتیبانی رایگان نرم افزار است که مدت آن از 3 ماه تا یکسال متغیر است (هر شرکتی مدت معینی را جهت ارائه پشتیبانی رایگان ارائه می دهد.) این پشتیانی معمولاً بصورت تلفنی و اینترنتی (Remote) است . پس از اتمام این مدت، جهت تداوم ارائه خدمات باید یک قرارداد پشتیبانی با مدت معین (معمولا سالانه) انعقاد گردد و یا هزینه ارائه خدمات پشتیبانی بصورت موردی و با ارائه فاکتور پرداخت شود.

داشتن بستر اینترنتی مناسب در محل شرکت مشتری جهت ارائه پشتیبانی اینترنتی الزامی است و هنگام ارائه این نوع خدمات ، کاربر مربوطه باید در محل کامپیوتر خود حضور داشته باشد و کلیه مراحل ارائه خدمات اینترنتی را رصد کند، تا شائبه ای از جهت ایجاد مشکل یا حذف اطلاعات از روی کامپیوتر ایجاد نشود.

برخی از نرم افزار های پرکاربرد در زمینه پشتیبانی از راه دور عبارتنداز : Team Viewer ، Ammyy Admin ، AnyDesk .