با گسترش صنایع و شرکتها، مدیریت منابع انسانی و مدیریت ورود و خروج آنها به یکی از دغدغه‌های اصلی هر شرکت و سازمانی چه کوچک و چه بزرگ تبدیل شده است. ظهور نسل جدید دستگاههای حضور و غیاب راهکار مناسبی برای رفع این دغدغه اساسی است. انتخاب دستگاه ساعت زنی مناسب، با توجه به تنوع و فراوانی این سیستم ها کار چندان آسانی نیست. اما با رعایت چند نکته اساسی و مهم می توان سیستم حضور و غیاب مناسب و متناسب با مجموعه خود انتخاب و خریداری نمود.
در این مقاله راجع نکات مهم در خرید دستگاه ثبت تردد بررسی می‌شود. اگر می‌خواهید با انواع سیستم‌های ساعت زنی و برندهای حضور غیاب موجود در بازار آشنا بشید ، توصیه می‌کنم به پست اصلی دستگاه حضور و غیاب سر بزنید.
به نظر شما ویژگی‌های یک دستگاه حضور غیاب خوب چیست؟
با رعایت نکات زیر ، قطعاً بهترین دستگاه حضور و غیاب را برای مجموعه خود خریداری خواهید کرد. پس تا انتهای این نوشتار همراه ما باشید.
1- تناسب ظرفیت و سرعت دستگاه حضور و غیاب با تعداد پرسنل
امروزه هر دستگاه حضور و غیاب مطابق با ظرفیت تعداد مشخصی از پرسنل طراحی و ساخته می شود و تعداد پرسنل در هزینه تمام شده و هزینه فروش هر دستگاه تأثیر به سزایی دارد. دستگاههای مناسب تعداد پرسنل بالا قیمت بالاتر نیز دارند. بنابراین هنگام انتخاب دستگاه حضور و غیاب باید ظرفیت و سرعت پردازش دستگاه حضور و غیاب مورد نظر را با تعدا پرسنل مجموعه خود مقایسه کرده و گزینه مناسب را انتخاب نمایید.
در دستگاههای بیومتریک دو حافظه داریم : یک حافظه مربوط به ثبت ترددها و حافظه دیگر محل ذخیره و نگهداری الگوهای بیومتریک (اثر انگشت یا چهره).
هرچه تعداد پرسنل شرکت بیشتر باشد، تعداد ترددهایی که در یک ورود یا خروج در حافظه دستگاه ثبت می شود، افزایش می یابد و بالطبع حافظه دستگاه زود پر خواهد شد .
به طور مثال اگر مجموعه شما دارای 500 نفر پرسنل بوده و دستگاه حضور و غیاب مورد نظر ظرفیت 10.000 تردد را داشته باشد، در این صورت اگر همه پرسنل در همه روزهای کاری ثبت تردد کنند، تعداد ترددهای ثبت شده در یک روز حداقل 1000 تردد (حداقل یک ورود و یک خروج) خواهد بود و حافظه دستگاه ظرف مدت 10 روز پر خواهد شد. با پر شدن حافظه، ترددهای جدید جایگزین اولین ترددها خواهند شد و اگر شما اطلاعات دستگاه خود را در این 10 روز تخلیه نکرده باشید، در روز یازدهم، اولین اطلاعات ثبت شده بر روی دستگاه، حذف خواهد شد.
بنابراین در زمان خرید دستگاه حضور غیاب، از شرکت فروشنده درباره ظرفیت حافظه ، نحوه دریافت ترددها (بصورت دستی یا اتوماتیک) و امکان بازیابی ترددها سوأل کنید.
حافظه دیگر در دستگاه حضور و غیاب ، محل نگهداری الگوهای (template) اثر انگشت ، چهره و ... کارکنان است. این حافظه بر روی ماژول شناسایی (سنسور اثر انگشت، دوربین تشخیص چهره و ...) قرار دارد و اطلاعات بیومتریک افراد هنگام ثبت نام (معرفی اولیه) بر روی آن ذخیره و نگهداری می‌شود.
به طور مثال اگر ظرفیت ذخیره اثر انگشت در یک دستگاه 5000 نمونه باشد و شما بخواهید از هر شخصی دو نمونه اثر انگشت تعریف و ذخیره کنید، بر روی این دستگاه، حداکثر می توانید از 2500 نفر نمونه گیری کنید. البته این مورد بیشتر در شرکتهای بزرگ با تعداد زیاد پرسنل مهم خواهد بود.
در شرکتهای بزرگ با تعداد پرسنل زیاد، دستگاهی با مشخصات فنی بالا (پردازش سریع و الگوریتم تشخیص سریع اثر انگشت و چهره) مورد نیاز است. این نکته را در نظر داشته باشید که تعداد نمونه های ذخیره شده اثر انگشت و چهره با سرعت شناسایی و ثبت تردد نسبت عکس دارد، یعنی هر چه تعداد نمونه (الگو) اثر انگشت یا چهره تعریف شده بر روی دستگاه بیشتر باشد، سرعت شناسایی و ثبت تردد کاهش می یابد. بنابراین جهت مدیریت بهینه ترددها و کاهش ازدحام و ترافیک هنگام ورود و خروج پرسنل، شاید نیاز باشد که تعداد بیشتر از یک دستگاه خریداری نمایید.
البته در دستگاههای حضور غیاب جدید، به علت استفاده از فناوری‌های نوین و سخت‌افزارهای پیشرفته، در تعداد زیاد پرسنل هم سرعت شناسایی افت نمی‌کند.
ممکن است دستگاه منتخب شما مثلاً ظرفیت لازم برای ثبت تردد 1000 نفر را داشته باشد، ولی هنگام ورود و خروج در یک بازه زمانی 30دقیقه ای ، عملاً جوابگوی 1000نفر پرسنل نخواهد بود و نیاز است برای مدیریت تردد این تعداد پرسنل در یک بازه زمانی کوتاه حداقل 3 یا 4 دستگاه حضور و غیاب تهیه نمایید.
2- کیفیت ماژول ثبت تردد
یکی از مهمترین معیارها در انتخاب و خرید دستگاه ساعت زنی، تکنولوژی احراز هویت کارکنان است.
سنسور اثر انگشت، دوربین تشخیص چهره، دوربین شناسایی عنبیه، اسکنر کف دست ، پرکاربردترین روشهای ثبت تردد بر روی دستگاههای حضور و غیاب هستند. این ابزار شناسایی توسط شرکتهای مختلف ، با تکنولوژی‌ها و ورژن‌های متفاوت تولید می‌شوند. بنابراین کیفیت آنها متفاوت خواهد بود.
در انتخاب دستگاه حضور و غیاب باید دقت کنید که ماژول ثبت تردد دستگاه از جدیدترین نسخه تکنولوژی مورد نظر و متریال باکیفیت بهره‌مند باشد.
به طور مثال در تکنولوژی تشخیص چهره، کیفیت دوربین از اهمیت بسزایی برخوردار است. هرچه کیفیت دوربین (کیفیت مواد تشکیل دهنده و تکنولوژی مورد استفاده) بالاتر باشد، شناسایی چهره با دقت، کیفیت و سرعت بالاتری انجام می‌شود.
3- تناسب قیمت دستگاه با بودجه در نظر گرفته شده
کارت ارزان‌ترین و شناسه‌های بیومتریک بدون تماس گران‌ترین راهکار ثبت تردد هستند. اگر بودجه محدودی برای خرید در نظر گرفته‌اید، می توانید از دستگاه کارت و اثر انگشتی استفاده نمایید و اگر از نظر بودجه محدودیتی ندارید آپشن های پیش روی شما متنوع تر خواهد بود.
امروزه اکثر دستگاه های‌حضور و غیاب به صورت ترکیبی تولید و عرضه می‌شوند، مثلاً کارت-اثر انگشت، کارت-تشخیص چهره، کارت-اثر انگشت- تشخیص چهره، کارت-اسکن کف دست و ... . معمولاً دستگاهی که تعداد روشهای ثبت تردد بیشتری دارد، قیمت بالاتری خواهد داشت.
آیا قیمت دستگاه مورد نظر، با بودجه شرکت شما متناسب است؟ قیمت دستگاه منتخب در مقایسه با دستگاههای مشابه بالاتر است یا پائین تر ؟
4- مکان و شرایط محیط کار و محل نصب دستگاه
نیازها و شرایط کاری محیط اداری با یک محیط کار صنعتی متفاوت است. همانطور که شرایط یک بیمارستان با یک کارگاه ساختمانی فرق دارد. بنابراین نیاز است که برای تهیه،نصب و راه‌اندازی سیستم حضور و غیاب در هر یک از این اماکن، شرایط و پیچیدگی‌‌های کاری مختص به هر محل را در نظر گرفت. به طور مثال رعایت بهداشت در ثبت ورود و خروج در یک بیمارستان نسبت به یک محیط اداری بیشتر است و بهتر است که در آن از دستگاه حضور و غیاب بدون تماس استفاده شود، اما شاید بشود در یک اداره از دستگاه کارتی یا اثر انگشتی نیز استفاده نمود.
در شرایط عادی و یا در محیط اداری کوچک و با تعداد پرسنل کم، یک دستگاه حضور و غیاب کارتی و یا کارتی-انگشتی گزینه مناسبی برای مدیریت ترددها است.
در محیطهای کارگاهی دست‌های کارگران در معرض تماس با ابزارآلات بوده و یا به صورت چرب و خیس است، همچنین در محیطهای آزمایشگاهی و بیمارستانی امکان تماس اثر انگشت با مواد شیمیایی و شوینده و امکان انتقال بیماری‌ها وجود دارد،. در این موارد اثر انگشت گزینه مناسبی نیست و می توان از کارت و یا تشخیص چهره استفاده کرد. البته این بدان معنی نیست که در محیطهای کارگاهی به هیچ وجه نمی شود از اثر انگشت استفاده کرد. فقط افرادی که دچار ساییدگی، زخم و سایر مشکلات در قسمت اثر انگشت هستند، امکان استفاده از این تکنولوژی را ندارد و سایر کارکنان می توانند از آن استفاده نمایند.
برای انتخاب دستگاه کارتزنی ، محل نصب آن را نیز در نظر داشته باشید. گرد و غبار ، باد و باران ، نور خورشید ، نورهای شدید و میدان مغناطیسی قوی بر روی عملکرد دستگاههای حضور و غیاب تأثیر منفی می گذارند. اگر قصد نصب دستگاه در محیط بیرون از ساختمان (فضای آزاد جلوی درب ورودی) را دارید، حتی الامکان از دستگاههای حضور و غیاب دارای استاندارد Ip65 و بالاتر که مقاومت بهتری در برابر گرد و غبار، رطوبت و باران دارند، استفاده کنید.
5- نرم افزار حضور و غیاب سازگار با دستگاه
اگر اهمیت نرم افزار حضور و غیاب از دستگاه حضور غیاب بیشتر نباشد، کمتر نیست. دستگاه حضور و غیاب فقط ترددهای کارکنان را ثبت می‌کند. ویرایش اطلاعات و گزارش گیری از کارکرد پرسنل بر عهده نرم افزار حضور غیاب است.
بعضی از شرکتها هنگام فروش دستگاه ، یک نرم افزار حضور و غیاب رایگان در اختیار مشتری قرار می دهند. این نرم افزارها معمولاً دارای امکانات محدودی هستند. با این حال همین نرم افزار رایگان می‌تواند جوابگوی نیازهای بیشتر شرکتهای کوچک باشد. بنابراین هنگام خرید، بررسی کنید که آیا نرم افزار رایگان گزارشهای مورد نظر شما را ارائه می کند و در کل نیازهای شما را برآورده می‌سازد؟ یا نیاز به خرید نسخه پیشرفته نرم افزار حضور و غیاب دارید.
سوأل کنید که نرم افزار رایگان یا پیشرفته مورد نظر بصورت دائمی است و یا دارای لایسنس یک ساله است و پس از یک سال باید دوباره هزینه بپردازید؟
6- شکل و ظاهر دستگاه حضور و غیاب
برای بعضی از افراد شکل و ظاهر دستگاه و شکیل بودن آن مهم است. صفحه نمایش دستگاه رنگی است یا سیاه و سفید؟ آیا صفحه نمایش امکان لمسی (Touch) دارد؟ جنس و رنگ قاب دستگاه مورد پسند شما است یا نه؟ قبل از اقدام به خرید، در صورت امکان دستگاه را به صورت حضوری رویت نمایید.
7- باتری
وجود باتری در دستگاه حضور و غیاب یکی از الزامات مهم است. باطری در هنگام قطع برق، مانع خاموش شدن دستگاه حضور غیاب می‌شود. بررسی کنید که دستگاه مورد نیاز شما باطری دارد یا نه؟ و برای چه مدتی دستگاه را روشن نگه می دارد ؟
قطعاً اگر به دنبال بهترین دستگاه حضور و غیاب هستید، باید به تک تک موارد ریز مانند باتری نیز باید توجه داشته باشید.
8- پورتهای ارتباطی و نحوه دریافت اطلاعات
نوع ارتباط با دستگاه حضور و غیاب جهت خواندن ترددها ، یکی دیگر از مواردی است که باید در زمان خرید توجه داشته باشید و با امکانات و بستر ارتباطی شرکت خود تطابق دهید.
نوع ارتباط با دستگاه حضور و غیابمی تواند یکی از موارد زیر باشد:
پورت سریال (Rs232) ، مودم ، شبکه سیمی (Rj45) ، شبکه بی سیم (Wifi) ، پورت Usb ، اینترنت
بررسی کنید که امکان استفاده از کدام یک از موارد ذکر شده در محل شرکت شما ، آسان‌تر است و آیا دستگاه حضور و غیاب مورد نظر ، این امکان را در اختیار شما قرار می دهد؟
پورت Usb و شبکه سیمی پرکاربردترین درگاه‌های ارتباطی دستگاه حضور غیاب هستند که در بیشتر شرکتها قابل استفاده هستند.
این نکته مهم را در نظر داشته باشید که بهترین دستگاه حضور و غیاب، علاوه بر داشتن پورتهای مناسب، باید به صورت ساده و آسان با کامپیوتر ارتباط برقرار کرده و اطلاعات آن دریافت شود. برقراری ارتباط بین دستگاه و نرم‌افزار حضور غیاب به هر روشی که انجام می‌شود، باید ساده و آسان باشد و پیچیدگی خاصی نداشته باشد، به صورتی که یک کاربر ساده نیز بتواند تبادل اطلاعات را انجام دهد. در ارتباط آنلاین نیز ، تنظیمات یکبار انجام شده و دیگر نیازی به دخالت کاربر و متصدی سیستم جهت تبادل اطلاعات نیست. ارسال و دریافت اطلاعات در این روش به صورت خودکار انجام می‌گیرد.
9- استفاده از دستگاه حضور و غیاب در کنترل دسترسی
از برخی از دستگاههای حضور غیاب ، علاوه بر ثبت تردد می توان برای کنترل گیت‌ها، درب‌ها و ... نیز استفاده کرد. بعضی از دستگاههای حضور و غیاب جدید این قابلیت را دارند. یعنی هم به عنوان دستگاه حضور غیاب و هم دستگاه کنترل تردد استفاده می‌شوند.
این ویژگی قابلیت بسیار کاربردی است و با خرید آن، شما دو دستگاه خواهید داشت : دستگاه حضور غیاب و دستگاه کنترل دسترسی (کنترل تردد) .
10- گارانتی، پشتیبانی و خدمات پس از فروش
یکی از مهمترین نکاتی که باید هنگام انتخاب و خرید بهترین دستگاه حضور و غیاب در نظر بگیرید، گارانتی و خدمات پس از فروش است. یکی از شکایات مشتریان سیستم‌های حضور غیاب از شرکتهای فروشنده، عدم رضایت از نحوه پشتیبانی و ارائه خدمات می‌باشد. بیشتر شرکتهای حضور و غیاب بعد از فروش دستگاه ، مدتی (3ماه تا یکسال) را به عنوان پشتیبانی رایگان در نظر می گیرند و پس از پایان این مدت، ارائه خدمات و پشتیبانی در قبال دریافت هزینه صورت خواهد گرفت. بعضی از شرکتها در هنگام فروش این موضوع را به خریداران اطلاع نمی دهند.
قبل از خرید حتماً درباره مدت و شرایط گارانتی دستگاه حضور و غیاب، شرایط و نحوه پشتیبانی ، مدت پشتیبانی رایگان و سایر موارد خدمات پس از فروش بررسی بیشتری انجام دهید و سعی کنید از مشتریان قبلی استعلام بگیرید.
جمع بندی
انتخاب یک دستگاه ساعت زنی مناسب که بتواند به بهترین نحو، ورود و خروج کارکنان را ثبت کرده و گزارش کاملی از کارکرد آنها راارائه دهد، همواره یکی از دغدغه‌های مدیران سازمان‌ها و صاحبان کسب و کارها بوده است.
اگر بخواهیم یک دستگاه حضور و غیاب خوب برای کسب و کار خود انتخاب کنیم باید به نکات زیر توجه داشته باشیم:
استفاده از دوربین یا اسکنر باکیفیت ، بهره‌گیری از تکنولوژی‌های جدید و برتر ، ظرفیت حافظه مناسب ، سرعت پردازش بالا ، دقت در شناسایی و ثبت تردد ، ارتباط و تبادل آسان اطلاعات ، سازگاری دستگاه با نرم‌افزار حضور غیاب، گارانتی معتبر و داشتن قیمت مناسب.
در کنار ویژگی‌های ذکر شده جهت انتخاب دستگاه حضور و غیاب، سعی کنید که خرید خود را از یک شرکت معتبر انجام دهید. صلاحیت و اعتبار شرکت فروشنده سیستم حضور و غیاب موضوع بسیار مهمی است که باید در کنار عمکرد و کارایی دستگاه، به آن نیز توجه شود. اعتبار و خوش نامی، ارائه محصولات متنوع و با تکنولوژی برتر، برخورداری از تیم پشتیبانی قوی و ارائه گارانتی معتبر از ویژگی‌های یک شرکت حضور و غیاب خوب است که باید به آن توجه داشته باشید.
اگر بخواهیم تمام مطلب انتخاب دستگاه حضور و غیاب مناسب را در یک جمله خلاصه کنیم، باید بگوئیم که :
" یک دستگاه حضور و غیاب مناسب برای سازمان شما، دستگاهی است که خواسته‌ها و نیازهای کسب و کار شما را برآورده سازد. "
شما در انتخاب و خرید دستگاه حضور غیاب به چه نکاتی توجه می‌کنید؟
در انتخاب و خرید سیستم حضورغیاب، قیمت مهمتر است یا کیفیت و کارایی ؟
بیشتر بدانید
آیا خرید دستگاه حضور غیاب دست دوم به صرفه است ؟
عدم دقت کافی در خرید دستگاه حضور و غیاب، شاید باعث شود به زودی دستگاه خود را کنار بگذارید و دستگاه دیگری بخرید.