بازدید دوره‌ای (PM) راهکاری است که در بیشتر صنایع برای پیشگیری از خرابی احتمالی دستگاه‌ها و تجهیزات مورد استفاده قرار می‌گیرد. در بازدید دوره‌ای وضعیت تجهیزات، به طور دائم به وسیله بازرسی های فنی و روانکاری های منظم و دوره ای مورد بررسی قرار گرفته و به منظور کاهش احتمال وقوع خرابی های ناگهانی، اقدامات پیش گیرانه انجام می‌شود.
دستگاه حضورغیاب نیز مانند هر وسیله الکترونیکی دیگر، نیاز به مراقبت و نگهداری دارد. استفاده اصولی و رعایت موارد ایمنی علاوه بر اینکه باعث افزایش طول عمر مفید دستگاه حضور و غیاب می‌گردد، هزینه‌های ناشی از خرابی و تعمیرات را نیز کاهش می‌دهد.
بازدید دوره‌ای از سیستم حضور و غیاب باعث کاهش هزینه‌های ناشی از خرابی و تعمیر سیستم حضور و غیاب می‌گردد.
بسیار پیش آمده است که نادیده گرفتن یک مشکل بسیار ساده و اهمیت ندادن به آن ، موجب وارد شدن خسارت اساسی و کنار گذاشتن دستگاه حضورغیاب و خرید دستگاه جدید گردیده است.
یکی از راهکارهای مؤثر در محافظت از دستگاه حضور غیاب، بررسی و بازدید دوره‌ای از دستگاه در فواصل زمانی منظم است. بازدید دوره‌ای می تـواند در فواصل زمانی کوتاه مثلاً هر یک ماه یکبار و یا طولانی تر (هر سه ماه یکبار) صورت گیرد. این دوره‌های زمانی می‌تواند بر اساس اهمیت سیستم و یا شرایط و سیاست‌های کاری سازمان تنظیم گردد.
در ادامه به مهمترین مواردی که در بازدید دوره‌ای باید بررسی شود ، می‌پردازیم.
1. بررسی استحکام نصب
بیشتر دستگاه‌های حضور و غیاب بر روی دیوار نصب می‌شوند، برخی دستگاه‌ها نیز بر روی پایه یا گیت کنترل تردد استقرار می‌یابند. نصب بر روی دیوار اکثراً توسط پیچ و رولپلاک و بر روی گیت با پیچ انجام می‌شود.
در بازدید دوره‌ای چک کنید که اتصال بین دستگاه و دیوار یا گیت سست نشده باشد. در صورتی شل بودن اتصال، احتمال سقوط و آسیب دیدن دستگاه وجود دارد.
در صورتی که احساس کردید دستگاه حضورغیاب به صورت مناسب بر جای خود استقرار نیافته است، دستگاه را از محل نصب جدا کرده و مجدداً و به صورت کامل و مستحکم در محل خود نصب نمائید.
2. بررسی عملکرد قسمت‌های مختلف
عملکرد سنسور ، کارتخوان ، دوربین‌ها ، دکمه‌ها ، پورت‌های ارتباطی و سایر بخش‌های دستگاه را تست کنید و در صورت مشاهده مشکل با شرکت پشتیبان حضورغیاب تماس بگیرید.
3. تمیز کردن دستگاه
با یک دستمال نرم و مرطوب، گرد و غبار و جرم موجود بر روی دستگاه حضورغیاب را پاک کنید. توجه داشته باشید که دستمال خیلی خیس نباشد. در ضمن از اسپری و یا پاشیدن آب بر روی دستگاه جهت تمیز کردن آن خودداری نمائید، زیرا ممکن است موجب نفوذ آب به داخل دستگاه و آسیب به آن گردد.
سنسور اثر انگشت و دوربین‌های مربوط به شناسایی چهره یا عنبیه و یا کف دست را به صورت جداگانه با یک دستمال نرم و مرطوب دیگر به صورت کامل تمیز و پاکسازی کنید.
در مورد سنسور اثر انگشت، به دلیل تماس مداوم انگشت‌ها با سنسور و احتمال سرایت ویروس و بیماری، بهتر است جهت پاکسازی سنسور از مواد ضدعفونی کننده مناسب استفاده گردد.
4. بررسی شرایط محیطی محل نصب
وجود گرد و غبار ، گرم یا سرد بودن بیش از حد محیط ، تابش مسستقیم نور خورشید و یا نور شدید بر روی دستگاه، احتمال برخورد و نفوذ برف و باران به دستگاه و برخی شرایط نامساعد محیطی دیگر، بر روی عملکرد دستگاه حضور غیاب تأثیر می‌گذارد. محل نصب دستگاه را از لحاظ وجود شرایط نامناسب محیطی بررسی کرده و در صورت وجود هر مشکلی، آن را بر طرف نمائید.
5. تغذیه برق مناسب
یکی از مهمترین علل خرابی دستگاه حضور و غیاب، شرایط برقی نامناسب و نوسانات الکتریکی است. در بازدید دوره‌ای بررسی نمائید که دستگاه حضور و غیاب به پریز برق جداگانه متصل بوده و این پریز فاصله زیادی با دستگاه حضور و غیاب نداشته باشد.
اگر امکان دارد از برق محافظ دار و متصل به Ups یا استابیلایزر، جهت تغذیه برق دستگاه استفاده نمائید.
اگر تغذیه برق دستگاه توسط آداپتور است، به صورت چشمی چک کنید که آداپتور شرایط نامناسب (متورم و بادکرده، ضرب دیدگی و شکستگی) نداشته باشد. می‌توانید با یک ولت متر خروجی ولتاژ آداپتور را نیز اندازه بگیرید، اگر کمتر از میزان استاندارد بود، باید آن را تعوض کنید.
6. سیم کشی‌ها
اگر از ارتباط سریال (RS232) یا شبکه جهت تبادل اطلاعات با دستگاه حضور و غیاب استفاده می‌کنید. بررسی کنید که کابل ارتباطی به دستگاه در فشار نباشد و یا بریدگی و قطعی نداشته باشد.
7. باتری
اگر دستگاه حضورغیاب شما دارای باتری است، در بازدید دوره‌ای، دستگاه را از برق جدا کرده و عملکرد دستگاه را با باتری بررسی نمائید.
دستگاه حضور و غیاب با باتری چند ساعت روشن می‌ماند؟
آیا دستگاه با باتری عملکرد مناسبی دارد ؟
اگر مورد مشکوک و یا ایرادی درباره باتری مشاهده کردید، با هماهنگی با شرکت پشتیبان حضور غیاب، نسبت به رفع آن اقدام نمائید.
8. تهیه پشتیبان
در دوره‌های منظم از اطلاعات موجود بر روی دستگاه حضورغیاب و همچنین اطلاعات نرم‌افزار (بانک اطلاعاتی) ، پشتیبان (Backup) تهیه کنید. با داشتن فایل پشیبان، در زمان بروز مشکل برای دستگاه یا نرم‌افزار حضور و غیاب، خیالتان از بابت اطلاعات راحت است.
9. چکاپ کامپیوتر
کامپیوتری که نرم‌افزار حضور و غیاب بر روی آن نصب است را از جهات مختلف (بهینه سازی ویندوز ، بررسی سرعت اجرا و عملکرد نرم‌افزار حضورغیاب، ویروس یابی، تنظیمات و ارتباط شبکه، عملکرد پورت‌های USB و ارتباط با حافظه فلش و ...) بررسی کنید. با رفع مشکلات ، از اجرا و عملکرد بدون نقص نرم‌افزار حضور و غیاب مطمئن شوید.
10. ارتباط با شرکت پشتیبان حضور و غیاب
شما باید با شرکت پشتیبان حضور و غیاب ، ارتباط مستمر داشته باشید . با اینکار علاوه بر رفع مشکلات احتمالی، می‌توانید به روزرسانی (آپدیت) های مربوط به دستگاه یا نرم‌افزار حضور غیاب را دریافت کرده و بر روی سیستم خود اعمال نمائید.
