امروزه نقش و اهمیت نرم‌افزار حضور و غیاب در پایش ورود و خروج کارکنان و محاسبه کارکرد آنان، بر کسی پوشیده نیست. اهمیت نرم‌افزار حضور و غیاب اگر بیشتر از دستگاه حضور و غیاب نباشد، کمتر نیست. در این بخش نکات مهم در خرید نرم افزار حضور و غیاب را بررسی می‌کنیم.

نرم‌افزارهای حضور و غیاب از حالت ساده به پیشرفته،‌ شامل سه گروه می‌شوند: نرم‌افزار حضور و غیاب ویندوزی رایگان (پایه) – نرم افزار حضور و غیاب ویندوزی پیشرفته – نرم افزار حضور و غیاب مبتنی بر وب

گروهی دیگر از نرم‌افزارهای حضور و غیاب،‌ اپلیکیشن‌های حضور و غیاب موبایلی هستند که بر روی گوشی‌های هوشمند قابل اجرا می‌باشند. البته این اپلیکیش‌ها نیز زیر مجموعه‌ای از نرم‌افزارهای تحت وب هستند که در بستر شبکه اینترنت و بر روی گوشی هوشمند اجرا می‌شوند.

در مقالات گذشته، درباره نرم‌افزار حضور و غیاب به صورت مفصل نوشته‌ام. در این نوشتار قصد دارم تا به نکات مهم در خرید نرم‌افزار حضور و غیاب بپردازم.

اگر بخواهم تمام نکات مهم در خرید نرم‌افزار حضور و غیاب را در یک جمله خلاصه کنم،‌ می‌توانم بگویم:

" بر اساس نیاز کسب و کارتان خرید کنید. "

انتخاب یک نرم‌افزار حضور و غیاب مناسب، به معنای خرید بهترین و گران‌ترین نرم‌افزار حضور و غیاب نیست. داشتن امکانات و قابلیت‌های بسیار که هیچ کاربردی برای شما نداشته باشد،‌ هیچ دردی از مشکلات شما دوا نمی‌کند. مهم این است که نیازها و خواسته‌های سازمان شما برآورده شود.

نرم افزار حضور و غیاب رایگان

 در ادامه با 6 نکته مهم در انتخاب و خرید نرم‌افزار حضور و غیاب آشنا می‌شویم.

 1 تطابق امکانات نرم‌افزار حضور و غیاب   با نیـازهـای کسـب و کـار شما

 همانطور که عنوان شد، مهمترین نکته در انتخاب و خرید نرم‌افزار حضور و غیاب این‌است ،‌که ببینید سازمان شما چه معیارها و سیاست‌های کاری دارد و شما چه خواسته‌ها و انتظاراتی از نرم‌افزار حضور و غیاب دارید.

اگر نیازها و خواسته‌های کسب و کار خود را نشناسید، انتخاب دقیقی برای نرم افزار حضور و غیاب خود نخواهید داشت.

 تعداد کارکنان شما چند نفر است؟

یکی از موارد مهم در انتخاب نرم افزار حضور و غیاب مناسب ، در نظر گرفتن تعداد پرسنل است.

در صورتی که تعداد پرسنل کمی دارید شاید همان نرم افزار رایگان جوابگوی شما باشد. نرم‌افزارهای حضور و غیاب رایگان (پایه) معمولاً‌ تعداد 50 الی 100 نفر را پشتیبانی می‌کنند. اگر تعداد کارکنان کسب و کار شما بیشتر است، باید از یک سیستم حضور و غیاب پیشرفته با امکانات بیشتر که مستلزم صرف هزینه بالاتری است، استفاده نمائید.

 

موقعیت های تحت پوشش

سازمان شما از لحاظ مکان شامل یک نقطه یکپارچه است و یا شامل موقعیت‌های جغرافیایی مختلف می‌باشد؟

اگر مجموعه‌های کاری مختلفی را از یک مرکز مدیریت می‌کنید، باید سیستم نرم‌افزاری را انتخاب کنید که امکان برقراری ارتباط با نقاط مختلف را داشته باشد.

در این صورت نرم افزار حضور و غیاب منتخب شما باید  قابلیت اتصال به چندین دستگاه حضور و غیاب را داشته باشد و  باید بتواند علاوه بر تخلیه دستگاه‌ها، تنظیمات مورد نظر را بر روی دستگاه‌ها اعمال کند.

به سیستم فراخوانی اطلاعات ( تخلیه اطلاعات)‌ از دستگاه‌های حضور و غیاب نیز توجه داشته باشید. تمایل دارید ارتباط با دستگاه‌ها به صورت اتوماتیک صورت گیرد و یا دستی (Manual) ؟

 شیفت کاری

یکی از بخش‌های مهم در نرم‌افزار حضور و غیاب،‌ تعریف شیفت کاری برای کارکنان است. تعریف شیفت کاری تابع سیاست‌های سازمان و شرکت مربوطه است.

بیشتر کسب و کارها از یک نوع شیفت ساده و ثابت استفاده می‌کنند. امّا در برخی از مشاغل گروه‌های کاری متنوعی وجود دارد. استفاده از شیفت‌های چرخشی پیچیده و یا شیفت‌های نامنظم بیمارستانی، مستلزم این است که نرم‌افزار حضور و غیاب،‌ قابلیت پشتیبانی از این شیفت‌ها را داشته باشد.

اگر نتوانید در نرم‌افزار حضور و غیاب،‌ شیفت‌های کاری مورد نیاز خود را تعریف کنید،‌ آن نرم‌افزار عملاً برای شما کارایی نخواهد داشت. بنابراین یکی از نکات بسیار مهمی که در انتخاب و خرید نرم‌افزار حضور و غیاب، باید به آن توجه داشته باشید، تطابق نرم‌افزار حضور و غیاب با شیفت‌های کاری سازمان شما‌ است.

یکی از مواردی که برخی از کسب و کارها به خصوص در زمان شیوع کرونا از آن استفاده می‌کنند، استفاده از حالت شناوری است. در این حالت کارکنان موظف نیستند،‌ رأس ساعت مقرر در محل کار خود حضور داشته باشند و می‌‌توانند با تأخیر ورود خود را ثبت کنند. در مقابل باید میزان تأخیر اول وقت خود را با حضور بیشتر در آخر وقت جبران نمایند.

پس اگر در مجموعه کاری شما‌ از این حالت استفاده می‌شود، باید در نرم‌افزار حضور و غیاب پیش‌بینی شده باشد. 

امکان تعریف شیفت‌های موقت مانند شیفت ماه رمضان از دیگر قابلیت‌هایی است که باید در قسمت شیفت به آن توجه نمایید.

 

مدیریت دورکاری 

در شرایط کنونی، برخی از کسب و کارها به صورت دورکاری از بعضی کارکنان خود استفاده می‌کنند.

ماهیت انجام برخی از کارها نیز به صورتی است که بعضی از پرسنل در محلی خارج از محل کار اصلی به انجام وظایف خود می‌پردازند.

برای مدیریت این حالت‌ها،‌ راهکارهای مختلفی وجود دارد. مثلاً‌ داشتن نسخه موبایلی (Aplication) و ثبت تردد آنلاین از طریق لوکیشن گوشی می‌تواند در این مورد راهگشا باشد.

در صورتی‌که در مجموعه کاری شما، از حالت دورکاری و یا حضور  پرسنل در خارج از شرکت استفاده می‌شود، باید بررسی کنید که نرم‌افزار حضور و غیاب چه راهکاری در این مورد در اختیار شما قرار می‌دهد! 

مشاهده و اصلاح ترددها  - ثبت انواع مرخصی و مأموریت

این قابلیت از امکانات اصلی هر نرم‌افزار حضور و غیابی است و باید بر روی تمامی نرم‌افزارهای حضور و غیاب موجود باشد. 

گزارشات

عملکرد نهایی یک سیستم حضور و غیاب در بخش گزارشات نرم‌افزار حضور و غیاب نمایان می‌شود. داشتن بهترین دستگاه و نرم‌افزار حضور و غیاب بدون دسترسی به گزارشات مورد نظر، کارایی چندانی نخواهد داشت.

این گزارشات می‌تواند به صورت انواع گزارشات شامل گزارش کارکرد روزانه، ماهانه و سالیانه، گزارش تأخیر و کسر کار، گزارش انواع مرخصی و مأموریت، گزارش انواع اضافه کاری، گزارش ورود و خروج های ناقص، گزارش مشخصات کلی پرسنل و گزارشات متنوع دیگر در اختیار شما قرار بگیرد.

 

توجه داشته باشید که برای مدیریت دقیق تر کارکنان، به چه گزارشاتی نیاز دارید؟‌ آیا گزارشات نرم‌افزار حضور و غیاب مورد نظر، انتظارات شما را برآورده می‌کند؟

علاوه بر این، بیشتر نرم‌افزارهای حضور و غیاب می‌توانند گزارشات را به صورت فرمت‌های دلخواه از جمله PDF ، Text و Excel  در اختیار شما قرار دهند.

 

ارتباط با سایر نرم‌افزارها (یکپارچه سازی) 

اگر شما از نرم‌افزارهای مختلفی همچون حضور و غیاب، سیستم پرسنلی و نرم‌افزار حقوق و دستمزد استفاده می‌کنید، قطعاً ارتباط و تبادل اطلاعات بین این نرم‌افزارها، بسیاری از کارهای شما را تسهیل خواهد کرد.

به طور مثال اگر مسئولیت حضور و غیاب کارکنان در یک سازمان بزرگ با تعداد زیاد پرسنل، بر عهده شماست. قطعاً وارد کردن اطلاعات و مشخصات پرسنل در نرم افزار حضور و غیاب، کار وقت گیر و طاقت فرسایی خواهد بود. اما اگر از قبل این اطلاعات را در نرم افزار پرسنلی دارید. با لینک دو نرم افزار حضور و غیاب و پرسنلی، می‌توانید به راحتی ‌اطلاعات و مشخصات کارکنان را از نرم‌افزار پرسنلی به نرم‌افزار حضور و غیاب انتقال دهید.

مورد دیگر،‌ انتقال اطلاعات از نرم‌افزار حضور و غیاب به حقوق و دستمزد است.

اگر مجموعه کاری شما، برای پرداخت حقوق کارکنان، از نرم‌افزار حقوق و دستمزد استفاده می‌کند، نرم‌افزار حضور و غیاب منتخب باید قابلیت ارائه خروجی برای سیستم حقوق و دستمزد داشته باشد.

 

امکان اطلاع رسانی 

برخی از نرم‌افزارهای حضور و غیاب، امکان اطلاع رسانی وضعیت ورود و خروج را دارند. با این قابلیت می‌توان با ارسال پیام کوتاه (SMS) یا ایمیل، موارد مهم حضور و غیاب از جمله غیبت، کسرکار، تردد ناقص، تأیید و یا رد درخواست های پرسنل و ... را به مدیران و کارکنان اطلاع رسانی کرد.

مورد دیگر، نیاز به اطلاع رسانی در حضور و غیاب مدارس و مراکز آموزشی است. با ارسال وضعیت ورود و خروج دانش‌آموزان برای والدین، می‌توان آن‌ها را از حضور و یا عدم حضور فرزندان خود در مدرسه آگاه ساخت.

بنابراین اگر نیاز به استفاده از قابلیت اطلاع رسانی دارید، هنگام خرید نرم‌افزار به آن توجه داشته باشید.

 2 قابلیت به روز رسانی

به روز رسانی نرم‌افزار حضور و غیاب، ایرادات نرم‌افزار را رفع کرده و امکانات کامل‌تری در اختیار شما قرار می‌دهد.

 

 3 تهیه پشتیبان (Backup) 

یکی از الزامات هر نرم‌افزاری، امکان تهیه پشتیبان از اطلاعات آن است. با داشتن یک کپی از آخرین اطلاعات حضور و غیاب، خیالتان راحت‌تر خواهد بود.

 4 پشتیبانی و خدمات پس از فروش

پشتیبانی و خدمات پس از فروش قوی،‌ از جمله نکاتی است که در فروش انواع محصولات و ارائه انواع خدمات باید مورد توجه قرار گیرد. این نکته بدیهی تر از آن است که بخواهیم راجع به آن قلم‌فرسایی کنیم.

شما برای یک بار نرم افزار حضور و غیاب را خریداری می‌کنید، اما برای همیشه به پشتیبانی و خدمات پس از فروش نرم افزار نیاز خواهید داشت.  یک واحد پشتیبانی خوب باید پاسخگوی تمامی نیازها، سوألات و درخواست‌های مشتریان خود باشد. 

5 عملکرد آسان، ساده و کاربرپسند 

محیط کاربری ساده و کاربر پسند، تأثیر به سزایی در رضایت مشتریان نرم‌افزارهای حضور و غیاب خواهد داشت. از آن طرف اگر کاربری با نرم‌افزار حضور و غیاب راحت نباشد، به مرور نارضایتی خود را اعلام خواهد کرد. 

6 قیمت متناسب 

یکی از مهمترین فاکتورها در انتخاب نرم‌افزار، توجه به قیمت آن است. نرم‌افزار حضور و غیاب باید با بودجه مورد نظر سازمان شما تناسب داشته باشد.

در ضمن قیمت نرم‌افزار حضور و غیاب منتخب باید با امکانات آن همخوانی داشته باشد.

از لحاظ قیمتی،‌ نرم‌افزار حضور و غیاب تحت وب قیمتی بالاتر از نرم‌افزار حضور و غیاب ویندوزی دارد. 

 

چکیده

 

بهترین نرم افزار حضور و غیاب برای هر شرکت و سازمانی، نرم افزاری است که خواسته‌ها و نیازهای آن شرکت را برآورده سازد.

 ممکن است نرم افزار حضور و غیاب رایگان (نسخه پایه) برای یک کسب و کار کافی باشد ، اما قطعاً جوابگوی سیاست‌های کاری یک سازمان بزرگ با تعداد پرسنل فراوان و شیفت های متعدد نخواهد بود.  در این صورت باید از نرم افزار پیشرفته‌ای همچون نرم‌افزار حضور و غیاب تحت وب استفاده کرد که علاوه بر پشتیبانی از تمام خواسته‌های آن سازمان، قابلیت انعطاف پذیری و سفارشی سازی خواسته‌های احتمالی بعدی را داشته باشد. در کسب و کارها و مشاغل متوسط نیز می‌توان از نرم‌افزارهای ویندوزی پیشرفته استفاده نمود.

البته این حالت کلی بود که بیان شد. شاید در یک مجموعه کاری کوچک،‌ سیاست‌های کاری پیچیده‌ای حاکم باشد که نیاز به یک نرم‌افزار پیشرفته داشته باشد. در کل می توان گفت :  مناسب ترین نرم افزار حضور و غیاب برای هر کسب و کاری به شرایط و نیازهای آن کسب و کار بستگی دارد.