سیستم‌های حضور و غیاب نقش مهمی در مدیریت و کنترل کارکنان دارند. دیگر زمان ثبت دستی و مدیریت سنتی ورود و خروج پرسنل منسوخ شده است. یک سیستم حضور و غیاب ابتدا ترددها را به صورت اتوماتیک ثبت و ذخیره سازی می کند. سپس پردازش های لازم را انجام می دهد. اطلاعات حضور و غیاب به صورت مستند در بانک اطلاعاتی نرم افزار نگهداری شده و هر زمانی در دسترس خواهد بود. نرم افزار حضور و غیاب با ارائه اطلاعات پردازش شده بصورت گزارش های متنوع، نقش مهمی در ارزشیابی عملکرد کارکنان ایفا می‌کند.
بنابراین سیستم حضور و غیاب راهکاری است برای ثبت و ذخیره سازی زمان ورود و خروج کارکنان و ارائه گزارشهای آماری متنوع جهت مدیریت بهتر بر عملکرد پرسنل.
وقتی صحبت از سیستم حضور و غیاب به میان می‌آید، ذهن اکثر افراد به سمت دستگاه حضور و غیاب می‌رود و خبری از نرم افزار در ذهن ها نیست. کاربران و خریداران سیستم های حضور و غیاب، موقع خرید بیشتر مشخصات دستگاه سخت افزاری حضور و غیاب را پیگیر هستند و برخی اصلاً توجهی به نرم افزار ندارند و یا اهمیت چندانی به آن نمی دهند.
به جمله زیر توجه نمایید:
" این دستگاه اطلاعاتی مانند ساعت ورود و خروج، تأخیر و غیبت، ساعات اضافه کاری و تعداد روزهای مرخصی را در حافظه خود ثبت و نگهداری می‌کند. "
این نوشته مربوطه به یکی از شرکت های حضور و غیاب است که در تعریف و تبلیغ دستگاه حضور و غیاب آورده است. من هرچه فکر کردم، متوجه نشدم که دستگاه حضور و غیاب چگونه می تواند اطلاعاتی مانند غیبت یا مرخصی را در حافظه خود ذخیره کند؟!
حتی اگر منظور نویسنده محترم از کلمه دستگاه، سیستم (دستگاه و نرم افزار) باشد، اما ذهن خواننده از مشاهده آن به سمت کلمه نرم افزار خطور نمی‌کند.
با توجه به اینکه نرم افزار حضور و غیاب در این میان کمی مظلوم واقع شده است، تصمیم گرفتم در مقام وکیل مدافع! کمی از نرم افزار حضور و غیاب تعریف کنم.
یک سیستم حضور و غیاب از دو بخش اصلی تشکیل شده است :
دستگاه حضور و غیاب - نرم افزار حضور و غیاب
(سیستم‌ها و اپلیکیشن‌های آنلاین حضور و غیاب از این قاعده مستثنی هستند و بدون نیاز به دستگاه حضور و غیاب کار می کنند.)
دوست عزیز! به عرض می رسانم که دستگاه حضور و غیاب سوپرمن و آچار فرانسه نیست و تنها وظیفه آن ثبت تردد ( ورود و خروج ) کارکنان است و بس! کاری بیشتر از این از دستش بر نمی آید. بقیه کارها بر عهده نرم افزار حضور و غیاب است. به نظر من اهمیت یک نرم افزار حضور و غیاب خوب از دستگاه حضور و غیاب بیشتر است. برای درک بیشتر اهمیت نرم افزار حضور و غیاب، کافی است به این نکته توجه داشته باشید که سیستم های حضور و غیاب به سمت نرم افزارها و اپلیکیشن های آنلاین و تحت وب بدون نیاز به دستگاه حضور و غیاب پیش می روند.
خب ! برویم سر وقت تعریف نرم افزار حضور و غیاب !
به زبان ساده نرم افزار حضور و غیاب برنامه ای است که اطلاعات تردد ( ورود و خروج ) کارکنان را از دستگاه حضور و غیاب یا هر وسیله دیگری (مانند گوشی هوشمند) دریافت می کند و پس از انجام اصلاحات، پردازشهای لازم آن را به انواع گزارش قابل استفاده مدیران، امور اداری، امور مالی (حقوق و دستمزد ) و ... تبدیل می‌کند.
وظیفه دستگاه حضور و غیاب ثبت ساعات کاری (ورود و خروج ) کارکنان است. در مقابل وظیفه پردازش و محاسبات بر روی اطلاعات ورود و خروج، ارائه گزارش و همچنین برقراری ارتباط با دیگر نرم افزار ها از جمله نرم افزار حقوق و دستمزد، نرم افزار پرسنلی و ... بر عهده نرم افزار حضور و غیاب است.
برای محاسبات حقوق می توان اطلاعات و داده های موجود در دستگاه حضور و غیاب را بدون دخالت نرم افزار حضور و غیاب به نرم افزار حقوق و دستمزد داد، اما همانطور که می‌دانید این اطلاعات خام است و شاید نیاز به ویرایش داشته باشد. مثلاً‌ً ممکن است فردی برای ورود در یک زمان به اشتباه دو تردد ثبت کند، یا شخصی ثبت تردد خود را فراموش نماید و یا موفق به ثبت ورود یا خروج نگردد. از طرف دیگر اطلاعاتی همچون مأموریت و مرخصی روزانه در دستگاه حضور و غیاب ثبت نمی گردد. لذا استفاده از ابزاری جهت انجام این ویرایش ها امری بدیهی به نظر می رسد. این ابزار همان نرم افزار حضور و غیاب است.
یک نرم افزار حضور و غیاب به طور کلی از سه بخش اصلی تشکیل شده است:
1 اطلاعات پایه و اولیه
در این بخش اطلاعات اولیه‌ای مانند مشخصات شرکت، انواع استخدام‌ها، اطلاعات و مشخصات پرسنلی، تعریف شیفتهای کاری، تعیین حداقل و حداکثر اضافه کاری و تعطیل کاری، تقویم و روزهای تعطیل و ... تعریف می‌شود.
2 ویرایش ها و محاسبات
جهت حذف، ثبت و ویرایش دستی ترددها، ثبت مأموریت و مرخصی ها و انجام محاسبات از این بخش استفاده می گردد.
3 تهیه خروجی و گزارش گیری
تهیه فایل خروجی برای سیستم حقوق و دستمزد و تهیه گزارشهای متنوع کارکرد فردی، گروهی، روزانه، هفتگی و ماهانه، گزارش مأموریت، مرخصی، غیبت و ... در این بخش انجام می شود.
اکثر شرکتهای تأمین کننده سیستم های حضور و غیاب هنگام فروش دستگاه حضور و غیاب، یک نرم افزار حضور و غیاب ساده به صورت رایگان ارائه می دهند. این نرم افزار رایگان معمولاًً جوابگوی نیاز کسب و کارهای کوچک با کمتر از 100 پرسنل خواهد بود. امّا اگر سازمان شما بسیار گسترده بوده و نیازها و چهارچوب های کاری متنوعی دارد، در اینصورت نیاز به یک نرم افزار پیشرفته تر خواهید داشت که باید برای داشتن آن هزینه‌ای متقبل شوید.
خوشبختانه نرم افزارهای ویندوزی و تحت وب بسیاری خوبی توسط برنامه نویسان حرفه ای داخلی نوشته شده است و تمامی نیازهای هر کسب و کاری توسط آنها برآورده می شود. فقط کافی است بر اساس نیازهای سازمان خود به انتخابی صحیح دست بزنید.
نرم افزار حضور و غیاب تحت وب، پیشرفت و گامی بزرگ در صنعت حضور و غیاب به شمار می آید. دسترسی به منوهای مختلف نرم افزار از هر نقطه ای از دنیا، ثبت انواع درخواستهای مرخصی و مأموریت و تأیید آنها و انجام سایر امور از طریق وب از ویژگیهای بارز یک نرم افزار حضور و غیاب تحت وب است.
یک نرم افزار حضور و غیاب خوب، باید قابلیت تعریف انواع شیفت کاری، انواع گروههای کاری، محاسبات اضافه کاری، مأموریت و مرخصی را داشته باشد. یکی دیگر از ویژگی های یک نرم افزار مناسب، ارائه گزارش های متنوع و مطابق با نیازهای سازمان است. این نرم افزار باید بتواند با انواع سیستم های پرسنلی، مالی، حقوق و دستمزد و منابع انسانی مرتبط شود، مشخصات پرسنل را دریافت کند و همچنین خلاصه کارکرد ماهانه را در اختیار انواع سیستم حقوق و دستمزد بگذارد. در ضمن یک ویژگی ممتاز در نرم افزار های حضور و غیاب، قابلیت بایگانی اطلاعات کارکرد و امکان دسترسی به آنها در هر زمانی می باشد. اطلاعات و داده های ورود و خروج کارکنان و همچنین نتایج ویرایش ها و محاسبات انجام شده در یک بانک اطلاعاتی نگهداری می شود و شما هر زمان که نیاز داشته باشید، می توانید گزارش مورد نظر خود را تهیه نمایید.
دوست عزیز!
من چندین مقاله در مورد انواع موضوعات مرتبط با نرم افزار حضور و غیاب نوشته‌ام. بنابراین این نوشتار را در همین نقطه به پایان رسانده و بیش از این مصدع اوقات نمی‌شوم. اگر نیازی به اطلاعات بیشتر درباره نرم افزار حضور و غیاب داشتید، لطفاً به لینک های زیر مراجعه کنید.
در ضمن با ارائه نظرات خود ما را در ارائه خدمات و مطالب بهتر یاری فرمائید.
نرم افزار حضور و غیاب وب امکانات بسیار خوبی در اختیار کاربر قرار می‌دهد و با یک مرورگر وب از هر جایی می‌توان به آن دسترسی پیدا کرد.