یکی از عوامل مؤثر بر تصمیم گیری صاحبان کسب و کارها و مدیران سازمانها استفاده از گزارشات است. تصمیمات صاحبان و مدیران مشاغل از اهمیت بالایی برخوردار است که عملکرد و شرایط سازمان را رقم می‌زند. هرچقدر این تصمیمات درست باشند، عملکرد سازمان نیز به همان میزان موفق‌تر خواهد بود. لذا باید گزارشات دقیقی در اختیارشان قرار گیرد تا در تصمیم گیری اشتباه نکنند. در این بخش درباره گزارشات نرم افزار حضور و غیاب صحبت می‌کنیم.
امروزه نقش و اهمیت نرم‌افزار حضور و غیاب در پایش ورود و خروج کارکنان و محاسبه کارکرد آنان، بر کسی پوشیده نیست. اهمیت نرم‌افزار حضور و غیاب اگر بیشتر از دستگاه حضور و غیاب نباشد، کمتر نیست. در این بخش نکات مهم در خرید نرم افزار حضور و غیاب را بررسی می‌کنیم.
نرم افزار حضور و غیاب چه امکاناتی در اختیار ما قرار می‌دهد؟
هدف اصلی استفاده از نرم‌افزار حضور و غیاب، مدیریت دقیق بر عملکرد کاکنان و افزایش بهره‌وری سازمان است. نرم‌افزار حضور و غیاب با امکاناتی ( همچون مدیریت تردد، اضافه‌کاری، کسرکار، غیبت و ...) که در اختیار ما قرار می‌دهد، از هدر رفت زمان جلوگیری کرده و باعث می‌شود، مدیریت بهتری بر عملکرد کارکنان خود داشته باشیم.
سیستم‌های حضور و غیاب نقش مهمی در مدیریت و کنترل کارکنان دارند. دیگر زمان ثبت دستی و مدیریت سنتی ورود و خروج پرسنل منسوخ شده است. یک سیستم حضور و غیاب ابتدا ترددها را به صورت اتوماتیک ثبت و ذخیره سازی می کند. سپس پردازش های لازم را انجام می دهد. اطلاعات حضور و غیاب به صورت مستند در بانک اطلاعاتی نرم افزار نگهداری شده و هر زمانی در دسترس خواهد بود. نرم افزار حضور و غیاب با ارائه اطلاعات پردازش شده بصورت گزارش های متنوع، نقش مهمی در ارزشیابی عملکرد کارکنان ایفا می‌کند.
کنترل تردد دانش آموزان و دانشجویان یکی از مولفه های مهم در هوشمند سازی مدارس است. از سالهای دور، کنترل تردد و حضور و غیاب دانش آموزان توسط معلمان و دبیران انجام می شود. انجام اینکار مقداری از وقت کلاس درس را می گیرد. از سوی دیگر یکی از دغدغه های والدین، آگاهی از حضور به موقع فرزندان خود در مدرسه است. تجهیز مدارس و مراکز آموزشی به سیستم حضور و غیاب، علاوه بر اینکه این دو مشکل (وقت گیر بودن حضور و غیاب توسط دبیران و عدم آگاهی به موقع والدین از حضور فرزندانشان در مدرسه) را مرتفع می سازد، امکان انجام حضور و غیاب معلمان و پرسنل اداری مدارس و محاسبه کارکرد آنها را نیز فراهم می کند.
با پیشرفت و توسعه نرم‌افزار های حضور و غیاب، بیشتر سازمانها و شرکتهای بزرگ به استفاده از نرم‌افزار های مبتنی بر وب روی آورده اند. دو نمونه از این نرم‌افزارها، نرم افزار حضور و غیاب تحت وب (Web-Based) و نرم افزار حضور و غیاب ابری (Cloud) است. با اینکه هر دو این نرم افزارها مبتنی بر وب بوده و کاربرد مشابهی دارند، اما تفاوتهای اساسی نیز با یکدیگر دارند. در ادامه به مهمترین این تفاوتها می پردازیم.
یکی از مشکلات عدیده ای که در محاسبه کارکرد پرسنل در سامانه حضور و غیاب رخ می دهد، وجود تردد ناقص در ورود و خروج برخی پرسنل در بعضی روزهاست. به تردد ناقص، تک کارت نیز گفته می شود.
گسترش و توسعه کسب و کارها، نیاز به مکانیزه شدن تجهیزات و ابزار مورد نیاز را ملموس تر کرده است. یکی از نیازهای اصلی کسب و کارها و مشاغل امروزی، مدیریت تردد ، محاسبه ساعات کارکرد و در نهایت محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان است. موضوع این مقاله درباره خروجی حقوق و دستمزد است.
مهمترین بخش در هر نرم افزاری، بانک اطلاعاتی (پایگاه داده) است که محل ذخیره و نگهداری اطلاعات (ترددها) است. عمده نرم افزارهای حضور و غیاب مورد استفاده در ایران از 3 بانک اطلاعاتی MsAccess , MySql و MsSqlServer استفاده میکنند. در این مقاله توضیح مختصری در مورد آنها مشاهده می کنید.
